Papier w biurach miał zniknąć już dawno, tymczasem…

Według badań FTI Consulting, 83% pracowników uważa, że dokumenty papierowe wciąż są niezbędne i sprawdzają się lepiej niż ekrany urządzeń elektronicznych.

W 1978 roku brytyjsko-amerykański naukowiec Frederick Wilfrid przedstawił swoją wizję „biura bez papierów”. Pomysł był prosty: chodziło o przeniesienie wszystkich dokumentów i archiwów w strefę cyfrową, co uwolniłoby przestrzeń biurową od wiecznie zalegających papierów. Z czasem koncept przeniósł się również na strefę komunikacji, co umożliwiła poczta elektroniczna. Jednak mimo ogromnego rozwoju technologii od lat 70., koncept „biura bez papierów” wciąż pozostaje… konceptem.

Od czasu Fredericka Wilfrida minęło 38 lat, a drukarki wciąż pozostają nieodłącznym elementem biura. Według niezależnych badań przeprowadzonych na zlecenie Epson Europe wśród 3600 pracowników europejskich firm, 77% badanych twierdzi, że drukarki są niezbędnymi narzędziami w ich pracy. Co więcej, przeważająca większość (aż 83% respondentów) twierdzi, że koncepcja „bezpapierowego biura” jest nierealistyczna. Jedynie 4% odpowiedziało, że nie ma drukarki w swoim biurze, a połowa z tych osób planowała zakup odpowiedniego urządzenia.

Brak papierów – odpowiedzialność?

Z czego to wynika? Mimo że koncepcja „biura bez papierów” wyewoluowała przede wszystkim z potrzeby większej swobody w przestrzeni biurowej, nie bez znaczenia pozostawały aspekty ekologiczne. Oszczędność papieru miała mieć bezpośrednie przełożenie na troskę o środowisko. Mimo jednak dobrych chęci, ideał „biura bez papierów” ewidentnie pozostaje nie do osiągnięcia, a o dobry stan środowiska można zadbać na inne sposoby.

Z odsieczą przychodzą nowe technologie – „Z naszych badań wynika jednoznacznie, że mimo rozwoju technologii cyfrowych ludzie wciąż lubią pracować na papierze, preferując wydruki zamiast ekranów podczas wykonywania niektórych zadań”, twierdzi Ewa Pytlak, szef marketingu w polskim oddziale Epson Europe – „88% badanych twierdzi też, że w ciągu dnia drukuje średnio 21 dokumentów. Najczęściej są to raporty, wiadomości e-mail oraz załączniki do nich. Prawda jest taka, że wydruki zwiększają efektywność pracy, a także… bywają przyjaźniejsze dla środowiska”, zauważa Pytlak. „Biznesowe drukarki atramentowe, takie jak Epson WorkForce są obecnie w stanie wydrukować dwukrotnie więcej kartek niż drukarki i kopiarki laserowe o podobnych gabarytach, jednocześnie wytwarzając o 95% mniej zanieszyszczeń i zużywając o wiele mniej energii [1]. Jeszcze lepiej ta różnica jest widoczna w małych biurach korzystających z urządzeń z systemem stałego zasilania w atrament (ITS) w rodzaju Epson L365 czy L655″.

Poza tym druk od dziesiątek lat służy nie tylko jako medium komunikacji w przestrzeni biura, ale również w zupełnie innych sektorach. Na przykład rozwijające się technologie pozwalają na popularyzację sztuki: wierne i powszechne odwzorowanie dzieł sztuki z galerii to automatyczne skrócenie dystansu między kulturą a jej odbiorcami. Przecież nie każdy był w Luwrze, ale nikomu nie trzeba tłumaczyć jak wygląda Mona Liza – za taki stan rzeczy odpowiada właśnie rewolucja upowszechnienia druku.

W skrócie – rozwijające się technologie sprawiły, że problemy z roku 1978 już od dawna nie są aktualne. Mimo to jednak „biuro bez papierów” wciąż nie zostało zrealizowane. Może po prostu już nie musi?

Nie wszystko da się zastąpić

Znany futurysta Jack Uldrich dodaje drogą komentarza: „Z biur nie zniknęły papiery po rewolucji technologicznej na takiej samej zasadzie jak z kuchni nie zniknęły piekarniki, gdy wprowadzono kuchenki mikrofalowe. Każda technologia ma swoje unikatowe zalety – to samo dotyczy wydruków papierowych, które zapełniają pewną nieodzowną niszę w biurowym środowisku. Papier wciąż może być jednym z najlepszych narzędzi do przekazywania, udostępniania i rozprzestrzeniania informacji. Niedawno przeprowadzone badania wykazały, że ludzie o wiele lepiej przyswajają informacje przekazane na papierze niż te na nośnikach elektronicznych”. Być może właśnie dlatego 61% badanych odpowiedziało, że według nich „prawdopodobieństwo popełnienia błędów podczas edytowania elektronicznego dokumentu jest większe niż podczas edytowania wydruku”.

„Oczywiście nowe technologie zmieniają sposoby, na jakie pracujemy. W firmie Epson widzimy przykłady takich zmian umożliwianych przez urządzenia inteligentnej elektroniki do noszenia, w rodzaju okularów rzeczywistości rozszerzonej (AR) oraz projektorów. Jednak okazuje się, że w każdej grupie wiekowej większość osób woli czytać, edytować i dzielić się różnorodnymi dokumentami – takimi jak raporty, załączniki poczty czy zdjęcia i wizualizacje – w formie papierowej. Co więcej, prawda jest taka, że wydruki zwiększają efektywność pracy, a także… bywają przyjaźniejsze dla środowiska.” – podsumowuje Ewa Pytlak.

Informacje o badaniu

Badanie zostało przeprowadzone w formie elektronicznej przez zespół badawczy FTI Consulting w dniach 5–13 października 2015 roku wśród pracowników biur w Wielkiej Brytanii, Francji, Niemczech, Włoch i Hiszpanii. Każdy z respondentów otrzymał formularz w lokalnej wersji językowej.

Do badania przystąpiło n = 3693 pracowników biurowych. Podział liczbowy pracowników biorących udział w badaniu przedstawia się następująco: Wielka Brytania (768), Francja (750), Niemcy (737), Włochy (696), Hiszpania (688).

Próba n = 3639 uwzględnia margines błędu wynoszący +/- 3% i zapewnia 95% pewności wyników.

Zwracamy uwagę, że zastosowano standardowe metody zaokrąglania wyników. W rezultacie podane wartości procentowe mogą nie sumować się do 100%.