Zapamiętaj imię swoje

Zapominanie jest rzeczą ludzką. Ktoś dowcipny nawet powiedział, że główną funkcją umysłu powinno być pamiętanie tej maksymy. Niestety, zapominanie powoduje często w naszym życiu trudne do przewidzenia komplikacje. Z tego powodu producenci oprogramowania stworzyli cały szereg aplikacji określanych mianem programów do zarządzania informacją osobistą (tzw. PIM – Personal Information Manager). Do tej kategorii zalicza się program Super Sekretariat 3.0, przeznaczony do pracy pod kontrolą Windows 3.1x (aplikacja działa także w środowisku Windows 95). Pakiet spełnia funkcje typowego menedżera osobistego, choć autorzy aplikacji zwrócili szczególną uwagę na śledzenie obiegu dokumentów w firmie.

Super Sekretariat jest typowym menadżerem osobistym, dodatkowo śledzącym obieg dokumentów w firmieelektroniczny sekretariat

Super Sekretariat jest sprzedawany w pakietach zawierających dwie dyskietki oraz liczącą kilkadziesiąt stron instrukcję obsługi. Pierwszego uruchomienia Super Sekretariatu powinien dokonać administrator, tylko on bowiem ma prawo nadawać odpowiednie uprawnienia pozostałym użytkownikom programu. Po wyświetleniu okienka konfiguracyjnego jego oczom ukazuje się tabelka zawierająca nazwiska osób uprawnionych do korzystania z programu wraz z ich hasłami (oczywiście początkowo widnieje tam tylko samotny ADMIN).

Poza tym administrator musi podczas pierwszego uruchomienia podać pewne niezbędne informacje związane ze sposobem numeracji pism. Program pozwala na numerowanie kolejno każdego pisma, wyłącznie pism przychodzących i wychodzących z pominięciem korespondencji lokalnej (numery nadawane są kolejno, bez względu na rodzaj pisma) lub oddzielnie dla pism wysyłanych i nadchodzących. Administrator decyduje również o sposobie wprowadzania daty – może ona być dwu- lub czterocyfrowa.

dokument???W programie można powiązać każdy dokument ze “sprawą”, czyli np. umową z jakąś firmą

Po przygotowaniu przez administratora programu do pracy “do boju” wkraczają użytkownicy. Ich pierwszym zadaniem jest wpisanie całej bazy adresowej, którą dysponuje firma. Wpisanie, gdyż pakiet nie posiada, niestety, jakichkolwiek filtrów importowych, co jest jego poważnym mankamentem. Jedyne (wątpliwe) usprawiedliwienie dla producenta stanowi fakt, że wczesne wersje nawet bardzo dobrych PIM-ów produkcji zachodniej zachowywały się dokładnie tak samo. Również zaimplementowana w Super Sekretariacie baza adresowa nie jest doskonała, spełnia jednak swoje podstawowe zadania. Umożliwia np. wpisanie albo nazwiska i imienia osoby, albo nazwy firmy, nie da się jednak umieścić w bazie obu tych danych jednocześnie.

Praca z Super Sekretariatem polega na rejestracji “zdarzeń”, czyli pism wychodzących i przychodzących oraz dołączania ich do “spraw”. Ponieważ program ma możliwość obsługi skanera, korespondencja przychodząca może być zapisywana m.in. w postaci bitmap. Moduł Zdarzenia wyposażono w prosty edytor, w którym powstaje korespondencja wychodząca. Do tekstu można wstawić plik utworzony za pomocą innego zainstalowanego w systemie Windows programu. Bazę danych modułu można przeszukiwać po dacie, adresacie lub odbiorcy (wypełniany w przypadku pism wychodzących).

Jak wspomniano wcześniej, jedną z głównych czynności użytkowników jest segregowanie korespondencji i przypisywanie jej do “spraw”. Filozofia programu pozwala w szybki sposób zorientować się w całości korespondencji dotyczącej jakiegoś kontraktu czy umowy (czyli “sprawy”). Po zakończeniu realizacji przedsięwzięcia można zaznaczyć “sprawę” jako zamkniętą.

Super Sekretariat służy do zarządzania informacją osobistą i z tego powodu jest wyposażony w terminarz, który domyślnie otwiera się w chwili uruchomienia aplikacji. Użytkownicy wpisują do niego zadania, które należy w danym dniu wykonać, a także tworzą harmonogram wszystkich planowanych do realizacji czynności. Notatki wyświetlane są – po włączeniu odpowiedniej opcji – w dniu, na który zostały zaplanowane. Program przypomina o zbliżającym się terminie realizacji danego zadania za pomocą sygnału dźwiękowego. Niestety, zarówno notatki, jak i harmonogram prac sporządzane są dla całej firmy, bez możliwości ich dzielenia na zadania przeznaczone dla poszczególnych pracowników.

a
mamy to na chip-cd 11/97mamy ten program w bbs-ieSuper Sekretariat 3.0
Wymagania: PC 486; 8 MB RAM; Windows 3.1x lub Windows 95; ok. 3 MB na dysku
Producent: MeMax Systemy Komputerowe Kraków, tel.: (0-12) 413 57 75, faks: 413 21 81 e-mail: [email protected]
Cena: 390 zł
plusprosta obsługa
plusniewielkie wymagania sprzętowe
plusdobra instrukcja
plusdarmowe uaktualnienia
pluszarządzanie korespondencją
minusskromna baza danych
minusbrak możliwości dzielenia zadań pomiędzy pracowników
minusdrobne błędy w programie
minusbrak filtrów importowych z innych baz danych
Więcej informacji:
WWW:http://www.chip.pl/software/kts/11_97/
CHIP-CD 12/97: CHIP-offline | CHIP 11/97 | Software

Wrażenie, jakie zrobił program, jest pozytywne. Aplikacja wydaje się prosta w obsłudze i stanowi ciekawą alternatywę dla droższych odpowiedników produkcji zachodniej. Dobra pomoc dostępna pod klawiszem [F1] oraz dymki informujące do czego służą poszczególne ikony z pewnością pomogą w oswajaniu się z pakietem początkującym. Producent stale udoskonala program, a legalni użytkownicy otrzymują uaktualnienie za darmo (na razie firma nie pobiera nawet opłaty za nośnik i koszty przesyłki)! Poza tym w chwili, gdy piszemy te słowa, na rynku dostępna jest już wersja 4.0 Super Sekretariatu, przeznaczona wyłącznie dla Windows 95/NT, obsługująca m.in. pocztę elektroniczną oraz działająca w sieci.

Więcej:bezcatnews