Dodatkowe wyposażenie

Popularna maksyma głosi, że nic nie jest doskonałe. Dotyczy to także aplikacji wchodzących w skład pakietów Office 97/2000. Przedstawiamy wskazówki ułatwiające zwiększenie możliwości programów biurowych Microsoftu za pomocą języka Visual Basic for Application.

Chyba nie istnieje program, który zadowoliłby wszystkich użytkowników. Właściwie zawsze będzie można wymyślić jakieś funkcje, które warto byłoby dodać do aplikacji. Z całą pewnością podobnie jest w przypadku programów biurowych Microsoftu. Jednak twórcy tego pakietu dali użytkownikom narzędzia umożliwiające w miarę łatwe zwiększenie jego funkcjonalności. Korzystając z wbudowanego edytora makropoleceń VBA, możemy samodzielnie uzupełnić dowolny składnik pakietu brakującymi funkcjami.

Często spotykane problemy rozwiążemy za pomocą czternastu makropoleceń, podzielonych na grupy odpowiadające przeznaczeniu poszczególnych programów – niektóre makra można uruchamiać we wszystkich aplikacjach pakietu Office, inne tylko w Wordzie, Excelu, Outlooku czy PowerPoincie. Przykładowe makra umożliwiają między innymi wstawianie do dokumentów dat, emotikonów, czyli stosowanych powszechnie w Internecie “uśmieszków”, wyników obliczeń wykonywanych za pomocą systemowego Kalkulatora czy formatowanie tekstu w Wordzie.

W celu użycia makropoleceń nie jest konieczne przepisywanie długich listingów. Wystarczy po prostu zaimportować z płyty CD żądane programy (jeden lub kilka zbiorów o rozszerzeniach BAS lub FRM). O tym, jak to zrobić, możemy przeczytać w ramce “Jak używać makropoleceń?” na stronie 136.

Pakiet Office: terminy płatności, szybki start

Jeśli potrzebujesz możliwości szybkiego uruchamiania programów bez opuszczania aplikacji pakietu Office lub funkcji ułatwiającej wybór numeru telefonu, powinieneś zapoznać się z prezentowanymi poniżej makrami.

Uruchamianie programów za pomocą paska narzędzi

Składniki pakietu Microsoft Office nie pozwalają na wykonanie niektórych operacji podczas pracy z dokumentami. Zdarza się, że chcemy przeprowadzić szybkie obliczenia, wstawić do tekstu symbol z Tablicy znaków lub odtworzyć plik MP3. Oznacza to konieczność przerwania pracy z aktualnie używaną aplikacją, otwarcia menu Start i znalezienia odpowiedniego programu.

Problemom tego typu może położyć kres makro PasekNarzędzi. Umożliwia ono uruchamianie programów jednym kliknięciem myszy. Po wywołaniu makra zostanie automatycznie utworzony odpowiedni pasek narzędzi, a w wyświetlonym oknie dialogowym będziemy mogli wybrać żądany plik EXE, COM lub BAT, dla którego program zdefiniuje przycisk na nowo utworzonym pasku. Opis przycisku możemy podać w kolejnym otwartym przez makro okienku. Wygodne dodawanie do paska następnych skrótów jest możliwe dzięki przyciskowi Nowy program >> .

Ustalanie terminu płatności

Operacje na datach nie są – wyłączając Excela – mocną stroną pakietu Office. Jednak użytkownicy Worda czy Outlooka także czasem muszą wyliczać jakieś daty. W wielu dziedzinach (szczególnie w handlu i przemyśle) często zachodzi konieczność obliczania różnego rodzaju terminów płatności, dostaw czy kar za zwłokę. Wyliczenie daty, po której utracimy rabat w hurtowni, lub przygotowanie się na przyjęcie dostawy z hurtowni wymaga więc najczęściej wertowania tradycyjnego kalendarza.

Makro DataDocelowa umożliwia na przykład obliczenie ostatecznego terminu spłaty długu na podstawie podanej daty wyjściowej oraz liczby dni, po których zaczniemy tracić odsetki.

Wygodniejszym rozwiązaniem jest wykorzystanie makropolecenia DataDocelowa. Wystarczy wtedy podać w oknie dialogowym datę początkową, stanowiącą podstawę obliczeń, oraz dodatnią lub ujemną liczbę dni, którą należy dodać lub odjąć od niej. Przed naciśnięciem przycisku OK trzeba jeszcze określić format daty (krótki, np. 23.03.00, lub długi – 23 marca 2000) oraz miejsce, w którym ma się znaleźć wynik obliczeń (aktualny dokument lub Schowek systemowy).

Szybkie wybieranie numerów

Ciągle jeszcze większość z nas przepisuje numery telefonu z ekranu komputera i biegnie z nimi do aparatu. Dzieje się tak mimo faktu, iż Windows oferuje automatyczne wybieranie numerów za pomocą odpowiednio wyposażonych telefonów oraz modemów. Proste makropolecenie przeznaczone dla użytkowników Worda i Excela powoduje uruchomienie programu Telefon (dialer.exe) z menu Start | Programy | Akcesoria | Komunikacja, który rozpocznie łączenie z numerem zaznaczonym wcześniej w dokumencie Worda lub Excela.

Makropolecenie WybierzNumer samo “wystuka” za nas żądany numer telefonu.

Jeśli po uruchomieniu makropolecenia WybierzNumer otrzymamy komunikat “Nie można odnaleźć pliku”, należy sprawdzić, czy Telefon jest w ogóle zainstalowany w systemie.

Podstawy – Uruchamianie makropoleceń

Makra Visual Basic for Applications możemy wywołać na kilka sposobów:

Okno dialogowe Makra

– typowa metoda uruchamiania makropoleceń polega na wykorzystaniu okna dialogowego otwieranego poleceniem

Narzędzia | Makro | Makra

(wspomniane okno można także otworzyć szybciej za pomocą kombinacji klawiszy [Alt]+[F8]). W oknie zaznaczamy na liście interesujący nas program i klikamy przycisk Uruchom .

Przycisk paska narzędzi

– bardziej eleganckim rozwiązaniem jest uruchamianie makra przy użyciu odpowiedniego przycisku na pasku narzędzi. W tym celu wydajemy polecenie Narzędzia | Dostosuj i w otwartym oknie dialogowym klikamy kartę Polecenia. Następnie na liście Kategorie zaznaczamy pozycję Makra i przeciągamy myszą jeden z przycisków z listy Polecenia na dowolny pasek narzędzi. W celu modyfikacji opisu narzędzia klikamy je prawym przyciskiem myszy i zmieniamy tekst w polu Nazwa menu podręcznego .

Skrót klawiaturowy

– najszybszym sposobem uruchomienia makropolecenia jest przypisanie mu kombinacji klawiszy. W tym celu należy użyć polecenia Narzędzia | Dostosuj i kliknąć przycisk Klawiatura. Zaznaczamy teraz kategorię Makra i wybieramy z listy interesujące nas makropolecenie. Następnie umieszczamy kursor w polu Naciśnij nowy klawisz skrótu i podajemy nowy skrót. Musi on zawierać co najmniej dwa spośród klawiszy: [Alt], [Ctrl] oraz [Shift]. Jeśli wprowadzona kombinacja nie jest jeszcze przypisana do żadnego polecenia, możemy zażądać jej skojarzenia z makrem (przycisk

Przypisz

). W przeciwnym razie musimy wybrać inny skrót.

Word: wygodne zapisywanie i edycja

Zajmiemy się teraz makropoleceniami pozwalającymi między innymi na wygodne odnalezienie miejsca edycji ostatnio opracowywanego pliku, zapisywanie na dysku fragmentów dokumentu, korygowanie liczby stron oraz zarządzanie projektami.

Otwieranie ostatnio edytowanych dokumentów

Makropolecenie SzybkiStart umożliwia kontynuację pracy nad dokumentem w miejscu, w którym ją zakończyliśmy. Otwiera ono ostatnio edytowany dokument i ustawia kursor tam, gdzie zakończono wprowadzanie tekstu w trakcie poprzedniej sesji. Może się to przydać autorom prac naukowych i twórcom obszernych dokumentów wymagających długiego czasu edycji.

Zapisywanie wybranych fragmentów tekstu

Czasem zdarza się, że chcemy zapisać część właśnie opracowywanego dokumentu w osobnym pliku. Typowa sekwencja operacji w takim przypadku to: zaznaczenie odpowiedniego fragmentu tekstu, skopiowanie go do Schowka, otwarcie nowego dokumentu, wstawienie do niego zawartości Schowka, określenie nazwy docelowego zbioru i zapisanie go. Jeśli konieczne jest zachowanie identycznego z oryginałem formatowania dokumentu, musi on być dodatkowo oparty na tym samym szablonie. Całą tę pracę może za nas wykonać makro ZapiszFragment. Kopiuje ono zaznaczony tekst aktualnego dokumentu, kojarzy go z odpowiednim szablonem i proponuje nazwę dla nowego pliku. Nazwa ta składa się z identyfikatora pliku źródłowego i kolejnego przyrostka numerycznego, przykładowo:

list_001.doc

,

list_002.doc

,

list_003.doc

itd.

Dzięki programowi ZapiszFragment możemy przenieść (z zachowaniem formatowania) część dokumentu do nowego pliku.

Zmiana liczby stron dokumentów

Makropolecenie VBA o nazwie DopasujTekst umożliwia szybkie i łatwe przeformatowanie tekstu, tak by zajmował on zadaną przez autora liczbę stron. Program odpowiednio zwiększa lub zmniejsza rozmiar czcionki w całym tekście w krokach co 0,5 punktu aż do osiągnięcia pożądanej liczby stron. Uaktywniany automatycznie podgląd wydruku umożliwia kontrolę pracy programu. W niektórych przypadkach działanie makra może zająć sporo czasu. W takich sytuacjach możemy zatrzymać program naciśnięciem kombinacji klawiszy [Ctrl]+[Break].

Makropolecenie DopasujTekst dowolnie redukuje lub zwiększa liczbę stron dokumentu Worda.

Zapisywanie obszaru roboczego

Użytkownicy Worda mają często do czynienia z projektami składającymi się z wielu dokumentów. Na próżno jednak będziemy szukać funkcji Zapisz obszar roboczy, znanej z Excela, a umożliwiającej zapisanie wszystkich zbiorów należących do projektu. Na pomoc przychodzi nam makropolecenie Projekt. Za pomocą okna dialogowego Zapis projektu wybieramy nazwę pliku z rozszerzeniem PRJ, w którym zostaną automatycznie zapisane pełne ścieżki dostępu do otwartych aktualnie zbiorów. Otwarcie wszystkich powiązanych w ten sposób dokumentów następuje za pośrednictwem makra OtwórzProjekt. Są przy tym aktualizowane już otwarte pliki, dzięki czemu nie stracimy efektów wcześniejszej pracy. Do uruchomienia opisywanego makropolecenia konieczne jest zainstalowanie Excela.

Lista kombinacji klawiszy

Jaki jest skrót klawiaturowy do własnoręcznie zdefiniowanego kilka tygodni temu szablonu dokumentu? Za pomocą jakiej kombinacji klawiszy zaznaczyć w Wordzie aktualną kolumnę? Odpowiedzi na te i inne podobne pytania oferuje makro UstawieniaKlawiatury. Tworzy ono nowy dokument i umieszcza w nim – posortowaną alfabetycznie – listę wszystkich aktualnie zdefiniowanych skrótów klawiaturowych i klawiszy odpowiadających pozycjom menu Worda.

Lista skrótów klawiaturowych generowana za pomocą makra UstawieniaKlawiatury może bardzo ułatwić pracę w Wordzie.

Excel: konwersja waluty, obliczenia

Jeśli potrzebujesz akustycznej sygnalizacji przekroczenia dopuszczalnej wartości wybranej komórki, musisz szybko przeliczyć kwoty w arkuszu ze złotówek na euro lub często wykonujesz obliczenia pomocnicze za pomocą Kalkulatora, powinieneś zapoznać się z prezentowanymi niżej makropoleceniami.

Funkcja akustyczna w Excelu

W niektórych sytuacjach sygnalizacja akustyczna określonego zdarzenia może nam bardzo ułatwić pracę. W ten sposób możemy na przykład zrealizować automatyczne informowanie użytkownika o zbyt wysokich lub też spadających poniżej zadanej wartości kursach akcji.

Funkcja OdtwórzWAVE pozwala na odtworzenie sygnału ostrzegawczego, jeśli wartość komórki przekroczy dopuszczalne granice.

Funkcji realizujących takie zadanie nie znajdziemy w standardowym zestawie narzędzi Excela. Możemy jednak użyć makropolecenia OdtwórzWAVE. Funkcji tej przekazujemy wyrażenie logiczne porównujące dowolne argumenty oraz ścieżki do dwóch plików dźwiękowych WAVE. Jeśli wynikiem porównania jest logiczna “prawda”, makro odtwarza pierwszy ze zbiorów, w przeciwnym przypadku – drugi. Przykładowo formuła:

=OdtwórzWAVE (B3>100; "c:ok.wav", "c:alarm.wav")

sprawdza wartość komórki B3 (sprawdzana komórka może być oczywiście wynikiem działania jakiejś formuły). Jeśli jest ona większa od 100, odtwarzany jest plik ok.wav. Gdy tylko obserwowana wartość spadnie do 100 lub poniżej, zostanie odegrany zbiór alarm.wav. W przypadku braku na dysku jednego z plików WAVE makro wyświetli komunikat o błędzie.

Konwersja do euro

Excel 2000 (dla wersji 97 trzeba pobrać ze strony producenta odpowiednią poprawkę) obsługuje europejską walutę – euro. Odpowiada za to funkcja EUROCONVERT, przeliczająca waluty państw należących do Unii Europejskiej na euro lub pieniądze innego kraju członkowskiego. Ponadto dostępna jest stosowna funkcja formatująca komórki arkusza. Gdy jednak zechcemy przekonwertować cały arkusz zawierający kwoty w walucie któregoś z krajów UE na euro, otrzymamy komunikat o błędzie.

Makro KonwertujEuro przelicza cały arkusz Excela na euro. Na życzenie użytkownika funkcja może też utworzyć kopię oryginalnego pliku.

Rozwiązaniem tego problemu może być makropolecenie KonwertujEuro. W naszym przykładzie umożliwia ono przekonwertowanie jedynie sum w złotówkach (PLN). Aby przeliczyć inne waluty, trzeba zmodyfikować kod źródłowy makra. Dzięki umieszczonym w nim komentarzom nie powinno to sprawić trudności nawet mniej doświadczonym użytkownikom.

Makropolecenie wyszukuje w aktywnym arkuszu wszystkie komórki zawierające kwoty w złotówkach i przelicza je na euro. Stopień dokładności konwersji ustalamy sami za pomocą stałej WspEuro. Dzięki temu możemy łatwo uwzględniać ciągłe wahania kursów złotego i euro. Na nasze życzenie przed rozpoczęciem obliczeń makro tworzy kopię przekształcanego arkusza. Aby użytkownik widział, które komórki zostały zmodyfikowane, zmieniany jest kolor tekstu w konwertowanych komórkach.

Obliczenia pomocnicze

Możliwości obliczeniowe Excela wystarczają do rozwiązania prawie każdego zadania rachunkowego. Mimo to czasami zdarza się, że musimy wykonać drobne obliczenia dodatkowe, na które nie ma miejsca w aktualnym arkuszu. Jeśli nie mamy pod ręką tradycyjnego kalkulatora, uruchamiamy w takim przypadku jego elektroniczny odpowiednik, dostępny w Windows, przeprowadzamy działania i ręcznie kopiujemy wynik do komórki Excela.

Możemy oszczędzić sobie nieco pracy, jeśli zlecimy nasze drobne rachunki makropoleceniu ObliczeniaPomocnicze. Uruchamia ono systemowy Kalkulator i przekazuje mu zawartość zaznaczonej komórki arkusza. Teraz trzeba jedynie wykonać obliczenia i skopiować wynik do Schowka kombinacją klawiszy [Ctrl]+[C]. Po zamknięciu okna Kalkulatora wynik obliczeń wstawiamy do aktualnej komórki, klikając przycisk OK. Jeśli rezultat chcemy umieścić w innym polu, wybieramy je za pomocą myszy.

Szybki dostęp do plików

Lista ostatnio otwieranych dokumentów z menu Plik umożliwia łatwy dostęp do danych. Ma ona jednak kilka wad. Przede wszystkim jej pozycje stosunkowo szybko są nadpisywane. Ponadto jest ich domyślnie jedynie cztery (w oknie Narzędzia | Opcje | Ogólne można zwiększyć tę liczbę do 9), a zarządzanie listą nie zależy od użytkownika. Nie jest zatem możliwe zdefiniowanie stałych pozycji, odpowiadających często otwieranym plikom.

Z pomocą może przyjść nam makro UżywaneDokumenty. Tworzy ono nowy pasek narzędzi, zawierający dwa przyciski (

Dodaj aktualny skoroszyt

i

Kasowanie listy

) i listę rozwijalną, umożliwiającą wybieranie plików. Używając wspomnianego paska, możemy z czasem utworzyć osobistą listę często otwieranych arkuszy Excela. Gdy zechcemy skorzystać z któregoś zbioru, wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję listy. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku gdy wybrany skoroszyt jest już otwarty, dokonane w nim, lecz nie zapisane, zmiany zostaną utracone.

Jeżeli makropolecenie nie może odnaleźć pliku odpowiadającego określonej pozycji listy, usuwa ją automatycznie z wykazu. Przycisk Kasowanie listy powoduje natomiast wyczyszczenie całej listy.

Outlook 2000 i PowerPoint: ciekawe dodatki

Makropolecenia prezentowane na tej stronie pomogą nam w wygodny sposób wyszukiwać i wstawiać emotikony i szybko tworzyć w PowerPoincie prezentację z plików graficznych umieszczonych w dowolnym folderze.

Emocje w trybie tekstowym

Emotikony to popularne, tworzone ze znaków tekstowych “buźki”, używane często w listach e-mail i podczas rozmów na IRC. Najważniejszym zadaniem emotikonów jest przedstawienie stanu emocjonalnego autora wiadomości. Ma to na celu pomóc w uniknięciu nieporozumień podczas rozmów prowadzonych za pośrednictwem sieci komputerowej. I tak na przykład znaczek “: -)” daje do zrozumienia odbiorcy listu, że poprzedzająca emotikon wypowiedź powinna być potraktowana jako ironiczna. Każdy użytkownik poczty elektronicznej i usługi chat powinien w związku z tym znać najważniejsze emotikony na pamięć.

Innym wyjściem z opisywanej sytuacji jest używanie makropolecenia WstawEmotikon. Wyświetla ono użytkownikowi Outlooka oraz każdej innej aplikacji pakietu Office listę najważniejszych emotikonów, posortowaną ze względu na kategorie. Każdy znaczek jest opatrzony krótkim opisem. Podwójne kliknięcie wybranej pozycji powoduje wstawienie “buźki” w miejscu aktualnej pozycji kursora. Definicje emotikonów są przechowywane w pliku tekstowym emotikony.txt, który musimy skopiować z płyty CD dołączonej do numeru do katalogu C:. Za pomocą makropolecenia EdycjaPlikuEmotikonów możemy w każdej chwili poszerzyć zbiór używanych znaczków. Każdy wiersz pliku musi przy tym zawierać kolejno znak tabulacji, emotikon, następny tabulator i opis “buźki”.

Pokaz “slajdów”

Mimo iż PowerPoint dobrze radzi sobie z wszelkiego typu obrazkami, brakuje mu pewnej ważnej funkcji. Mowa tu o tworzeniu na bieżąco pokazu kolejnych zdjęć (ang. slideshow). Jest to działająca w pętli procedura, podczas której wyświetlane są wszystkie pliki graficzne zawarte w podanym katalogu.

Po wybraniu folderu odpowiednie makro automatycznie utworzy prezentację z umieszczonych w nim plików graficznych.

Opisywana funkcja jest szczególnie przydatna, gdy musimy szybko zrobić prostą prezentację, na przykład na wystawie sklepowej lub stoisku firmy biorącej udział w targach. W podobny sposób można zrealizować także wygaszacz ekranu, włączany podczas przerw w pracy.

Makropolecenie PokazSlajdów uzupełnia zbiór wbudowanych narzędzi PowerPointa. Jedynym zadaniem użytkownika jest w tym przypadku wskazanie folderu z obrazkami. Następuje to przy użyciu okna dialogowego Przeglądaj, znanego z wielu aplikacji Windows. Pozostałe czynności makro wykonuje automatycznie – tworzy nową prezentację i wstawia do niej kolejne pliki graficzne. Każdy dodawany do pokazu obrazek jest powiększany na cały ekran, a program zachowuje jego proporcje. Automatyczna zmiana slajdu następuje każdorazowo po pięciu sekundach. Wykorzystywany jest przy tym losowo wybrany efekt przejścia między poszczególnymi obrazkami. Tak przygotowaną prezentację możemy zapisać na dysku w celu jej późniejszego odtworzenia.

Info
Grupy dyskusyjne
Uwagi i komentarze do artykułu:
#
Pytania techniczne:
#
Internet
VBA na stronach Microsoftu http://msdn.microsoft.com/vbasic/technical/
Wykorzystanie Euro w Excelu 97
http://officeupdate.microsoft.com/Focus/Articles/wkeuroexcel.htm
Na CHIP-CD w dziale Software | Makra w MS Office 97/2000 znajdują się pliki makropoleceń opisanych w tekście oraz zbiór emotikony.txt.
Więcej:bezcatnews