Okiełznane projekty

Większość z nas zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym nieustannie planuje i wykonuje jakieś przedsięwzięcia. Nawet jeśli nie są one zbyt skomplikowane – np. w przypadku przeprowadzki czy też tworzenia niedużego programu komputerowego – chętnie skorzystalibyśmy z narzędzia, które pozwoliłoby zapanować nad naszą pracą. Takim programem bez wątpienia jest Microsoft Project 2000. Jest on następcą wersji 98 opisywanej w CHIP-ie 3/98 na s. 111. Od wydania poprzedniej edycji minęły ponad dwa lata – przez ten czas MS Project przeszedł poważne przeobrażenia.

W widoku Wykres Gantta wyświetlane są informacje o zadaniu i projekcie w postaci tekstu oraz wykresów paskowych. Położenie pasków pokazuje kolejność, w jakiej zadania projektu mają być wykonywane.

MS Project 2000 jest narzędziem, które ułatwia tworzenie planów projektów i śledzi postępy realizacji zadań. Pozwala na szybkie i łatwe przekazywanie istotnych informacji dotyczących projektu wszystkim zainteresowanym, tzn. współpracownikom i wykonawcom.

Podczas budowania planu MS Project układa harmonogram pracy na podstawie informacji dostarczonych przez użytkownika. Dotyczą one zadań, które trzeba wykonać i zasobów, czyli ludzi, którzy nad tymi zadaniami będą pracować, niezbędnych materiałów i usług, a także kosztów. Można z góry ustalić ostateczne terminy wykonania poszczególnych zadań.

W programie Microsoft Project 2000 informacje o projektach wyświetlane są w widokach zadań lub zasobów. Widoku zadania używamy, chcąc wprowadzić, zmienić lub wyświetlić informacje o zadaniu. Natomiast z widoku zasobu korzystamy, aby dodać, zmienić lub wyświetlić informacje o zasobie.

Do najważniejszych widoków należą też Diagram sieciowy i Wykres Gantta. Diagram sieciowy (w poprzednich wersjach programu zwany widokiem PERT) został znacznie zmodyfikowany. Używając widoku Diagram sieciowy, można przeglądać, tworzyć lub edytować zadania projektu oraz relacje pomiędzy nimi. Każde zadanie przedstawione jest w postaci ramki (zwanej też węzłem), a linia łącząca dwie ramki ukazuje współzależności pomiędzy dwoma zadaniami. Diagram sieciowy wyświetla domyślnie jedną ukośną linię przechodzącą przez zadanie będące w trakcie realizacji i krzyżujące się linie ukośne na wykonanym już zadaniu. Nowością jest możliwość stosowania filtrów w Diagramie sieciowym. Drugi z wymienionych widoków, czyli wykres Gantta, wyświetla w formie graficznej w postaci pasków zadania planowane i objęte harmonogramem. Widok ten służy do porównywania pożądanego harmonogramu z rzeczywistym. Korzystamy z niego, aby sprawdzić, z jak dużym opóźnieniem możemy wykonać zadanie, by nie wpłynęło to negatywnie na realizację całego projektu.

W nowej wersji można teraz edytować komórki bezpośrednio lub na pasku edycji, tak jak w Excelu. Ważnym elementem zarządzania projektem jest możliwość prezentacji wyników pracy, czyli tworzenia raportów.

Używając widoku Diagram sieciowy, można przeglądać, tworzyć lub edytować zadania projektu oraz współzależności pomiędzy nimi w formie diagramu.

Po opracowaniu planu projektu i podczas zarządzania nim często zachodzi potrzeba przekazywania innym osobom (na przykład członkom zespołu projektowego, udziałowcom lub wykonawcom poszczególnych zadań) informacji o projekcie. Program oferuje kilka przeznaczonych do tego mechanizmów. Najprostszym jest drukowanie tworzonych przez MS Project raportów. Drugi sposób to publikowanie planu projektu w formacie HTML lub zapisywanie go na serwerze WWW w celu udostępnienia informacji o projekcie w Internecie czy też intranecie. Można też wykorzystać integrację MS Project z programem Outlook, aby inne osoby przeglądały zadania na swoich listach zadań w Outlooku. Takie rozwiązanie umożliwia łatwe przypominanie im o datach wykonania poszczególnych zadań.

Program MS Project 2000 wspomaga pracę grupową. Członkowie grupy roboczej mogą wymieniać dane dotyczące projektów za pomocą poczty elektronicznej lub Sieci. Do tego celu służy znajdujący się w pakiecie program MS Project Central. Wszyscy zainteresowani mogą szybko uzyskać dostęp do informacji o projekcie, zaktualizować raporty o jego stanie i zapisać nowe zadania w osobistych kalendarzach Outlooka. Co więcej, pliki projektu mogą zawierać hiperłącza otwierające dokumenty znajdujące się na serwerach sieciowych, co umożliwia dostęp do arkuszy Excela lub baz danych Accessa.

MS Project wykorzystuje do kodowania tekstu standard Unicode. Dzięki temu umożliwia edycję i przeglądanie projektów w 17 językach. W programie Microsoft Project można także wyświetlać polecenia i funkcje w dowolnym z tych języków.

Jeżeli obsługa programu wydaje się użytkownikowi zbyt trudna, zawsze może on skorzystać z nowego, opartego na HTML systemu pomocy. W jej skład wchodzi kilka modułów. Samouczek umożliwia szybkie rozpoczęcie pracy z programem. Mapa projektu pozwala znaleźć szczegółowy opis poszczególnych funkcji programu.

Obecnie istnieje możliwość bazowania projektu na szablonie. Nowa wersja zawiera kilkanaście gotowych do wykorzystania szablonów projektów, np. projekt tworzenia oprogramowania i budowy domu. Przykłady można wykorzystać do celów szkoleniowych lub zmodyfikować je i użyć jako podstawy do własnych projektów.

Niewątpliwie korzystanie w codziennej pracy z narzędzia takiego jak Microsoft Project 2000 ułatwia życie nie tylko menedżerom i projektantom. Program jest prosty w obsłudze i oferuje bardzo duże możliwości. Wielu użytkowników ucieszy też fakt, że został wreszcie całkowicie spolonizowany.

Microsoft Project 2000 PL
Wymagania: PC Pentium 75, 40 MB RAM, Windows 9x/NT/2000; ok. 32-224 MB na dysku (w zależności od wariantu instalacji)
+ możliwość wykorzystania gotowych szablonów
+ integracja z Office 2000
Producent: Microsoft, USA
http://www.microsoft.com/
Dostarczył: Microsoft Polska, Warszawa
tel.: (0-22) 661 54 00, faks: 661 54 34
http://www.microsoft.com/poland/
Cena: 3530 zł
Uaktualnienie: 1400 zł
Więcej:bezcatnews