W takiej sytuacji mamy do wyboru trzy wyjścia. Pierwsze to zakupienie całego pakietu lub wybranej aplikacji, np. Worda. Kogo jednak stać w Polsce na amerykański program w amerykańskiej cenie? Drugi sposób to skorzystanie z usług “Osiołka” lub innego klienta sieci P2P, co jednak trudno nazwać inaczej niż kradzieżą. Trzecia możliwość polega na zainstalowaniu przeglądarki zbiorów Microsoft Office’a. Wiele takich aplikacji dostępnych jest w Sieci za darmo lub też za niewielką opłatą i całkiem dobrze radzą sobie one z dokumentami Worda czy Excela.
Jeżeli otrzymany dokument musimy także poddać edycji, możemy użyć darmowego Open-Office’a (patrz: ramka na s113). Dodatkową zaletą tego pakietu jest to, że może on pracować na wielu platformach, w tym pod Linuksem. Niestety, nie ma róży bez kolców. Użytkownicy Open-Office’a miewają czasem kłopoty podczas przeglądania lub edycji plików utworzonych za pomocą aplikacji Microsoftu. Gdzie leży przyczyna takich problemów?
Tajne przez poufne
Nawet do edycji prostych dokumentów wielu ludzi zupełnie niepotrzebnie używa bardzo rozbudowanego Worda. Format tworzonych w nim dokumentów jest dziś wykorzystywany niemal jako domyślny. Podobnie jest w wypadku pozostałych składników pakietu Microsoft Office. Niestety, podczas przenoszenia dokumentów między różnymi wersjami tej samej aplikacji Office’a pojawiają się problemy (np. starsze wersje Worda nie dają sobie rady z plikami utworzonymi w młodszych edycjach aplikacji). Zdarzają się błędy w formatowaniu, niektóre elementy są źle wyświetlane, a makropolecenia nie chcą działać. Dlatego użytkownicy programów Microsoftu muszą co jakiś czas zamieniać je na nowsze edycje. Oczywiście firma tłumaczy różnice między poszczególnymi odmianami dokumentów np. Excela nowymi możliwościami czy poprawianiem bezpieczeństwa danych.
Również w czasie przeglądania lub edycji plików DOC, XLS czy PPT, utworzonych za pomocą innych programów niż Word czy Excel, czasami zauważamy, że nie wyglądają one poprawnie. Jest to spowodowane przede wszystkim tym, że Microsoft zmienia lub wprowadza formaty, nie udostępniając jednocześnie ich specyfikacji.
Na szczęście w celu odczytania plików utworzonych w aplikacjach pakietu Office nie musimy kupować jego najnowszej wersji. Wystarczy zainstalować kilka opisanych niżej programów. Niektóre z nich są produktami Microsoftu, co w dużej mierze gwarantuje nam wierne odtworzenie prezentowanych dokumentów. Aplikacje innych firm czasami mają problemy z poprawnym odczytaniem pliku. Przyjrzyjmy się zatem, czy przeglądanie dokumentów biurowych tworzonych za pomocą Office’a jest rzeczywiście możliwe bez wydawania pieniędzy na nie najtańszy przecież pakiet.
Lupa nad kartką
Na początek czeka nas miła niespodzianka. Wśród darmowych przeglądarek dostępnych w Sieci znajdziemy aplikacje Microsoftu Word Viewera 2003, Excel Viewera 2003, PowerPoint Viewera 2003, Visio Viewera 2003 oraz Snapshot Viewera (bazy danych Accessa). Dzięki temu mamy zapewnioną bardzo dobrą jakość dokumentów bez pomyłek w interpretacji formatów.
Każdy wymieniony wyżej program radzi sobie też z plikami pochodzącymi z poprzednich wersji Office’a i oferuje zestaw funkcji, za pomocą których przeglądanie dokumentów będzie łatwe i wygodne. Na przykład w wypadku Word Viewera 2003 możemy szukać łańcuchów znaków w tekście, powiększać lub pomniejszać obszar, który będzie widoczny na wydruku, oraz przeglądać statystyki związane z tekstem (nazwisko autora, datę ostatniej modyfikacji zbioru, czas edycji, wersję, datę utworzenia czy nazwę użytkownika ostatnio modyfikującego tekst). Funkcjonalność pozostałych przeglądarek Microsoftu jest bardzo zbliżona. Do dyspozycji mamy możliwość określania parametrów widoku oraz ustawiania opcji związanych z wydrukiem.
Co zrobić, jeżeli chcemy przejrzeć pocztę z Outlooka, a nie używamy tej aplikacji na co dzień? Tutaj też znajdzie się coś tańszego niż oryginalny czytnik, czyli program o nazwie MailNavigator. Poczta Outlooka trzymana jest w pliku o rozszerzeniu PST i ten zbiór należy wskazać Navigatorowi. Po wczytaniu pliku PST program wyświetli nam listę katalogów przeglądanej skrzynki pocztowej. Wystarczy wybrać interesujący nas folder, aby zobaczyć znajdujące się wewnątrz e-maile. Oczywiście można otworzyć każdy list i przeczytać go. Dodatkową zaletą MailNavigatora jest rozpoznawanie poczty zapisanej w innych programach, takich jak Outlook Express, Eudora, Pegasus Mail czy The Bat!.
Nie tylko Microsoft Office
Jeżeli czasami musimy odczytać dokumenty zapisane także w innych formatach niż te stosowane w pakiecie Office, powinniśmy zainteresować się Fast Document Viewerem 1.5. Różnorodność typów plików, które czyta program, jest imponująca. Trzeba jednak za to zapłacić 20 euro. Wśród rozpoznawanych zbiorów znajdziemy m.in. pliki WordPerfecta, QuattroPro, Paradoksa oraz oczywiście Worda i Excela. Zawsze warto wykazać nieco inicjatywy i w razie otrzymania dokumentu np. w formacie WordPerfecta poszukać w Sieci tańszego lub nawet bezpłatnego narzędzia.
| Dzieje formatu DOC, czyli staruszek Word |
| Dzieje formatu DOC, czyli staruszek Word Historia formatu stosowanego obecnie w Wordzie jest tak długa jak “życie” tego programu. Sama idea edytora tekstu narodziła się nie w Microsofcie, ale w laboratoriach firmy Xerox, która napisała program Bravo, działający w trybie WYSIWYG. Programiści z Microsoftu zebrali po prostu w ramach formatu DOC opracowane przez Xero-ksa właściwości opisujące dokument. Z biegiem czasu do kolejnych wersji edytora dodawane były nowe funkcje, a każda z nich wymagała specjalnego zapisu w pliku (modyfikowano format dokumentu). W ten sposób utworzono wielką grupę różniących się od siebie formatów. Powstał niezły galimatias, ponieważ zazwyczaj starsze programy nie dawały sobie rady z otwarciem plików powstałych w nowej wersji aplikacji, a Microsoft nieprzerwanie prowadził politykę zamkniętych drzwi, chroniąc swój format, jak to tylko możliwe. Oto lista wersji Worda, które zostały opracowane przez firmę z Redmond: Wersje dla MS-DOS-u: 1983 – Word 1, 1985 – Word 2, 1986 – Word 3, 1987 – Word 4, inaczej Microsoft Word 4.0 dla PC, 1989 – Word 5, 1991 – Word 5.5. Wersje dla Windows: |
| Przeglądarki plików pakietu Microsoft Office | ||||
| Nazwa | Rozpoznawane formaty | System operacyjny | WWW [http://] | Cena |
| Word Viewer 2003 | Word (wszystkie formaty), WordPerfect 5.x (WPD)/6x (C, WPD), Works 6.0 (WPS)/7.0 (WPS), RTF, TXT, HTML, XML | Windows 2000 (SP4)/2003/XP | office.microsoft.com/ | freeware |
| Excel Viewer 2003 | Excel 97/2000/2002/2003 (XLS) | Windows 2000 (SP4)/2003/XP | office.microsoft.com/ | freeware |
| PowerPoint Viewer 2003 | PowerPoint 97/2000/2002/2003 (PPT) | Windows 2000 (SP3)/98 SE/Me/2003/XP | office.microsoft.com/ | freeware |
| Snapshot Viewer | Access 97/2000/2002 (MDB) | Windows 2000/9x/Me/NT/XP | office.microsoft.com/ | freeware |
| Visio Viewer 2003 | Visio 5/2000/2002/2003 (VSD,VSS, VST, VDX, VSX lub VTX) | Windows 2000 (SP3)/2003/XP | office.microsoft.com/ | freeware |
| Fast Document Viewer 1.5 | Word, Excel, WordPerfect, Lotus 1-2-3, QuattroPro, Paradox, dBase/Clipper/FoxPro, DBISAM, Advantage, RTF, TXT | Windows 9x/Me/NT 4.x/2000/XP | www.scalabium.com/fdv/index.htm | 20 euro |
| Excel File viewer 1.53 | Excel, Lotus 1-2-3, QuattroPro | Windows 9x/Me/NT 4.x/2000/XP | www.scalabium.com/xls/ | 10 euro |
| MDB View 1.0 | Access 2000/XP/2003 | Windows 2000/9x/Me/NT/XP | www.matsoftware.it/software/utility/mdb_view_en.php | freeware |
| File Viewer 4.5 | Access 2000/XP, Excel 2000/XP, Adobe PDF | Windows 2000/98/Me/XP | www.accessoryware.com/ | 27,50 USD |
| Access Viewer 0.7.1 | Access 2000/XP/2003 | Windows 2000/98/Me/XP | www.totalcmd.net/plugring/mdb.html | freeware |
| MailNavigator | Microsoft Mail/News/Outlook/Outlook Express, Netscape Messenger, Eudora, Forte Agent, Pegasus Mail, The Bat! | Windows 95/98/Me/NT/2000/XP | http://www.mailnavigator.com/read_dbx_file.html | 29 USD |
