Chcesz mieć bazę? Weź skoroszyt!

Za to, że arkusza kalkulacyjnego używamy zazwyczaj tylko do konstruowania tabelek, przynajmniej część winy ponosi… Microsoft. Mnóstwo funkcji Excela zostało źle opisanych, umieszczono je w trudno dostępnych miejscach albo zorganizowano w taki sposób, że niełatwo do nich dotrzeć.

W niniejszym artykule chciałbym omówić kilka opcji, które pozwalają poprawić wygląd i funkcjonalność arkusza. A potrafi on naprawdę sporo. Korzystając ze standardowych narzędzi, zbudujemy prostą bazę danych, zawierającą informacje o różnych przedmiotach. Użytkownik takiego dokumentu po wybraniu konkretnej pozycji na liście rozwijalnej będzie mógł zapoznać się na przykład z parametrami jakiegoś urządzenia. Jak widać, baza nie sprawia wrażenia skomplikowanej. Sięganie po Accessa to strzelanie z armaty do wróbli – Excel najzupełniej nam wystarczy.

Masz to na liście

Na początek zrobimy coś bardzo prostego: skoro nasza baza danych ma pozwalać na wybieranie przedmiotów z listy rozwijalnej, to musimy taką listę utworzyć. Przygotujemy arkusz zawierający spis owoców i pozwolimy na wybór jednego z nich na liście rozwijalnej w komórce B1. Nazwy owoców będą zajmowały pola od A1 do

A5

(patrz: zdjęcie wyżej).

Aby w arkuszu pojawiła się lista rozwijalna, należy zaznaczyć komórkę B1, a następnie rozwinąć menu Dane i wskazać pozycję

Sprawdzanie poprawności…

W wyświetlonym okienku uaktywniamy zakładkę Ustawienia, a z listy Dozwolone wybieramy opcję Lista. Teraz przechodzimy do pola Źródło i wpisujemy formułę =A1:A5. W ten właśnie sposób informujemy Excela, skąd powinien on pobierać dane przeznaczone do wyświetlenia na liście.

Niewykluczone, że zależy nam na tym, aby osoba pracująca z arkuszem była informowana, co ma zrobić po przejściu do komórki

B1

(czyli tej, w której znajdzie się lista). Możemy na przykład zmusić arkusz do wyświetlenia jakiejś informacji. Jej treść (jak choćby “Wybierz owoc”) podajemy po uaktywnieniu zakładki Komunikat wejściowy .

Bez pomyłek

Na zakładce Ostrzeżenie o błędzie określamy, co należy zrobić, w sytuacji kiedy użytkownik nie wybierze pozycji z listy rozwijalnej, lecz wprowadzi informacje samodzielnie. Jeżeli dane umieszczone na liście to tylko propozycje wpisów, a nie sztywny zestaw, wystarczy wyświetlić ostrzeżenie lub w ogóle wyłączyć opcję komunikowania o błędzie.

Sprawy wyglądają zupełnie inaczej, kiedy mamy do czynienia z ważnymi informacjami (np. kolejnymi pozycjami zapisanymi w bazie danych). Nie wolno nam wówczas dopuścić do wprowadzenia w arkuszu błędnego wpisu, ponieważ skończy się to wyświetleniem złych informacji. Excel oferuje na szczęście obsługę sytuacji awaryjnych. Aby skorzystać z tego udogodnienia, wydajemy polecenie Dane | Sprawdzanie aktywności… i przechodzimy do zakładki Ostrzeżenie o błędzie. Tutaj, w sekcji Styl, wybieramy opcję Zatrzymaj, a w polu Komunikat błędu wpisujemy tekst informujący, jak należy wprowadzać dane (np. “Wybierz pozycję na liście rozwijalnej”).

Dalej niż czubek nosa

Mamy zatem gotową listę rozwijalną. Na razie dane wyświetlane na niej pobierane są z sąsiednich komórek tego samego arkusza. Zróbmy zatem następny krok: zastanówmy się, w jaki sposób sięgnąć po informacje zgromadzone gdzieś indziej – na przykład w osobnym arkuszu wchodzącym w skład tego samego skoroszytu. Taka właśnie konstrukcja będzie fundamentem naszej bazy danych, zawierającej spis telefonów komórkowych wraz z ich parametrami.

Z pomocą przychodzą tzw. nazwy, których wolno używać w skoroszycie. Nazwa to po prostu etykieta opisująca komórkę lub zakres komórek. Najprostsza metoda jej zdefiniowania polega na zaznaczeniu komórki bądź większego obszaru arkusza (np. od A1 do

A10

) i kliknięciu tzw. pola nazwy (czyli tego miejsca w arkuszu, w którym wyświetlana jest nazwa bieżącej komórki – np.

A1

). Po wprowadzeniu tekstu opisującego komórkę lub obszar i naciśnięciu klawisza [Enter] nazwa zostanie zdefiniowana.

Kiedy mamy już nazwę (np. pole A1 oznaczymy jako

test

), wolno nam będzie odwoływać się do komórek na dwa sposoby. Pierwszy, standardowy, polega na podaniu w innym polu formuły =A1. Druga metoda to skorzystanie z formuły =test .

Z listą wszystkich nazw zdefiniowanych w skoroszycie zapoznamy się po wydaniu komendy

Wstaw | Nazwa | Definiuj…

Dzięki temu samemu poleceniu możemy także modyfikować wprowadzone etykiety. Zwróćmy uwagę na to, że nazwy obowiązują w całym skoroszycie. Ten fakt wykorzystamy, modyfikując sporządzoną wcześniej listę. Umieszczamy spis owoców w Arkuszu2 w komórkach A1 do A5. Zaznaczamy ten obszar i nadajemy mu nazwę lista. Później klikamy komórkę B1 znajdującą się w Arkuszu1, wydajemy polecenie Dane | Sprawdzanie poprawności… i w polu Źródło danych podajemy formułę =lista .

Więcej:bezcatnews