Koszty druku pod lupą

Drukarka do domu musi być funkcjonalna i ładna, a do firmy – przede wszystkim wydajna i ekonomiczna. Koszty eksploatacji bywają bowiem wielokrotnie wyższe niż cena zakupu sprzętu – szczególnie dotyczy to biur, gdzie drukuje się setki stron dziennie, a tysiące dokumentów miesięcznie. Sprawdzamy, jak wygląda koszt eksploatacji w przypadku różnych modeli drukarek i jak można ograniczyć wydatki.

Konfiguracja sterowników

W praktyce świetne efekty daje również odpowiednia konfiguracja sterowników. Nie bez znaczenia jest fakt, że większość drukarek sieciowych ma wbudowany mechanizm druku dwustronnego. Przykładowo, sterownik Kyocera już na etapie instalacji proponuje włączyć drukowanie dwustronne.

Automatyczny druk dwustronny pozwoli oszczędzić maksymalnie 50 procent, a przynajmniej kilka-kilkanaście procent papieru.

Druk dwustronny pozwoli oszczędzić papier – przy naszych założeniach będzie to nawet kilkaset złotych rocznie. Oczywiście realnie są to znacznie mniejsze kwoty, bo tylko część dokumentów ma parzystą liczbę stron. Idąc dalej, druk dużych dokumentów w postaci broszur teoretycznie daje oszczędność papieru nawet na poziomie 75 proc., a tonera o 50 proc. (bo każda strona jest o połowę mniejsza).

Jeśli chodzi o toner, niemal każdy sterownik ma tryb ekonomiczny, ekologiczny itp. jak np. EcoPrint w sterowniku drukarek Kyocera. Wydajność tonerów, jaką podaje producent (12,5 tys. stron dla tonera TK-3160, 15,5 tys. stron dla TK-3170 oraz 25 tys. stron dla TK-3190), dotyczy standardowego trybu druku. Włączenie opcji EcoPrint powoduje mniejsze zużycie tonera, choć w specyfikacji drukarek nie ma informacji o tym, jaki jest poziom tej oszczędności.

EcoPrint to funkcja oszczędzająca toner – powinna być domyślnie włączona, podobnie jak druk w odcieniach szarości (na kolorowych drukarkach).

Warto więc zadbać o to, by niektóre wymienione opcje (druk dwustronny, tryb oszczędzania tonera) były domyślnie włączone w sterownikach. Nie chodzi o to, by zabronić użytkownikom drukowania w lepszej jakości, ale druk jednostronny czy z pominięciem EcoPrint powinien być używany tylko wtedy, gdy zostanie świadomie wybrany.

Chociaż kolorowe drukarki laserowe nie są tematem tego artykułu, oczywiste jest, że domyślnym trybem w sterownikach tych urządzeń powinien być tryb czarno-biały, który wielokrotnie obniża koszty. Tryb kolorowy powinien być udostępniony tylko tym pracownikom, którzy go rzeczywiście potrzebują.

Kontrola i prewencja

Skutecznym, choć niezbyt prostym sposobem na zbyt wysokie koszty druku, jest wdrożenie systemu zarządzania drukiem. Pierwszą jego rolą jest kontrola dostępu do drukarek – wydruk może być wysłany do urządzenia albo odebrany z niego dopiero po uwierzytelnieniu użytkownika. Najczęściej odbywa się to w samym urządzeniu, poprzez podanie PIN-u na panelu operacyjnym, użycie karty zbliżeniowej albo smartfona z NFC.

Karta zbliżeniowa to wygodniejsza metoda uwierzytelniania niż PIN (fot. HP)
Jeszcze większe możliwości daje NFC, bo może służyć do połączenia smartfona z drukarką i przesłania dokumentów do druku.

Takie rozwiązanie ma wiele zalet, a jedną z nich jest właśnie precyzyjne obliczanie kosztów, z podziałem na działy w firmie czy prowadzone projekty. Każdy pracownik drukuje na własne konto, konto swojego działu lub konkretnego projektu. Co więcej – w ramach systemu można zezwolić pracownikom także na druk prywatnych dokumentów, a później na podstawie raportów rozliczać ich z kosztów.

Część wymienionych funkcji mają już same drukarki: licznik stron w Canon LBP6780x (aktualna cena), rozliczanie zadań w Kyocera Ecosys P3055dn. Niektóre mają też odpowiednie wyposażenie: Brother HL-L6300DW (aktualna cena) ma interfejs NFC (do uwierzytelniania użytkowników), a w HP i Kyocera czytnik kart jest dostępny jako opcjonalny moduł podłączany do USB. Istnieją też zupełnie niezależne, sieciowe systemy zarządzania drukiem, jak np. MyQ.

Nie powinno nikogo dziwić, że nawet w małej, kilkuosobowej firmie, druk kosztuje kilka lub kilka tysięcy złotych rocznie. Przy większej liczbie pracowników i w rozproszonej strukturze firmy koszty te wymykają się spod kontroli – mogą to być dziesiątki tysięcy złotych, a nawet więcej. W takich sytuacjach warto przeprowadzić audyt i ewentualnie wdrożyć odpowiednie rozwiązania druku oraz obiegu dokumentów. | CHIP

0
Zamknij

Choć staramy się je ograniczać, wykorzystujemy mechanizmy takie jak ciasteczka, które pozwalają naszym partnerom na śledzenie Twojego zachowania w sieci. Dowiedz się więcej.