Drukowanie bez drukarki

Aby coś wydrukować, nie zawsze trzeba kupować drukarkę, instalować sterowniki, martwić się o materiały eksploatacyjne i serwis. W czasach, gdy trendem jest minimalizm i ekonomia współdzielenia, coraz więcej rzeczy wynajmujemy. Dlatego zamiast kupować drukarkę, można pomyśleć o skorzystać z usługi druku. Często właśnie tak jest szybciej i taniej.

Outsourcing zamiast zakupu

Jeśli chodzi o rozwiązania biznesowe, powszechnie stosowany jest wynajem sprzętu czy w ogóle całych rozwiązań druku. Skoro funkcjonuje to w przypadku laptopów, samochodów czy nawet pomieszczeń biurowych, to dlaczego nie miałoby działać w sferze drukowania? Jest to komfortowe zarówno dla użytkowników sprzętu, jak również jego dostawców.

Umowy tego typu dają bardzo dużą elastyczność. Najprostsza do rozliczeń jest tzw. umowa CPP (cost per page), gdy dostawca udostępnia całe rozwiązanie druku (sprzęt, usługi, materiały eksploatacyjne), a w określonych odstępach czasu wystawia jedynie faktury, zawierające informacje o liczbie kopii za użytkowanie systemów druku. Firma korzystająca z wynajętych urządzeń nie musi ponosić żadnych kosztów początkowych, zajmować się serwisowaniem sprzętu, wymianą materiałów eksploatacyjnych, utylizacją zużytego sprzętu itp. Systemy są tak skonfigurowane, by drukarki same powiadamiały serwis o konieczności wykonania przeglądu czy wymiany tonerów – tak to działa w systemach Kyocera MDS, a także w wielu innych, podobnych rozwiązaniach.

Istnieją różne kombinacje usług tego typu, na przykład zakup + CPP czy dzierżawa + CPP, gdy firma korzystająca z drukarek kupuje je lub dzierżawi, a usługodawca zapewnia tylko bieżącą eksploatację systemu druku. W każdym przypadku wystawiana jest faktura w postaci bilingu, z podziałem na działy firmy czy według innych, w zasadzie dowolnych kryteriów.

Drukowanie poza firmą

W niektórych zastosowaniach klasyczne rozwiązania druku się nie sprawdzają, choćby ze względu zbyt małą wydajność. Przykładem jest korespondencja masowa, która wymaga wykonania tysięcy wydruków w krótkim czasie.

Ale sam druk to tylko drobna część pracy, bo najbardziej czasochłonne jest kopertowanie. Przy niewielkich nakładach można to robić ręcznie, a szybkość zależy od sprawności pracownika. W małej firmie można pozwolić sobie na urządzenia kopertujące, które kosztują od kilkunastu tysięcy złotych (np. Pitney Bowes DI 200 o szybkości do 900 cykli  na godzinę). Przy większych nakładach trzeba zlecić taką usługę na zewnątrz.

Znacznie bardziej czasochłonne niż druk jest pakowanie korespondencji w koperty. Proces ten automatyzuje kopertownica, np. Relay 2000 o wydajności 2500 cykli na godzinę.

Wydruk i pakowanie to tylko część zadania. Wyzwaniem może się okazać już sam proces przetworzenia danych (np. z plików XML) i wygenerowanie odpowiedniej treści oraz etykietek adresowych. Przeciętnej firmie kłopotów może też przysporzyć magazynowanie, transport i dystrybucja, bo oprócz lekkich dokumentów często wysyłane są foldery reklamowe, a waga takiej korespondencji liczy się nie w kilogramach, lecz tonach.

Wszystkie te czynniki powodują, że korespondencją na dużą skalę zajmują się wyspecjalizowane firmy. Może trudno w to uwierzyć, ale są one w stanie przygotować nawet do kilkuset tysięcy listów dziennie! Co ważne, proces jest całkowicie zautomatyzowany i zabezpieczony przed błędami człowieka, a także zgodny z ustawą o ochronie danych osobowych, a wkrótce również z unijnym rozporządzeniem RODO. Zaletą są też koszty – według szacunków, wyspecjalizowana firma może zaoferować do 30 procent tańsze opłaty pocztowe, a koszt całej korespondencja może być nawet 60 proc. niższy niż przygotowanie jej we własnym zakresie. | CHIP

Close

Choć staramy się je ograniczać, wykorzystujemy mechanizmy takie jak ciasteczka, które pozwalają naszym partnerom na śledzenie Twojego zachowania w sieci. Dowiedz się więcej.