Gdzie ja podziałem ten dokument…

Krótki test programu archiwizującym papiery w swoim wnętrzu

Od kilku lat co jakiś czas powraca idea biura pozbawionego papieru. Ale chociaż sam pomysł jest jak najbardziej słuszny i proekologiczny, to jednak jakoś nie za bardzo widać perspektywy jego realizacji. W Polsce dokument elektroniczny nie jest równoważny papierowemu. Ciągle towarzyszą nam stosy różnej wielkości papierków: podań, zaświadczeń, listów itp.

Zapanowanie nad rosnącą stertą różnej wagi dokumentów w miarę upływu czasu staje się coraz trudniejsze, zwłaszcza w biurach, agencjach reklamowych i urzędach państwowych, czyli wszędzie, gdzie liczba formularzy, ofert i innych druków rośnie bardzo szybko. Kłopotliwe jest nie tylko ich przechowywanie, lecz także wyszukanie potrzebnego papierka. Czy sytuacja jest beznadziejna? Niekoniecznie, można przecież spróbować skorzystać z pomocy wyspecjalizowanych narzędzi, takich jak Skryptor autorstwa krakowskiej firmy AB OVO.

Skryptor pozwala na użycie wielu metod wyszukiwania dokumentów wielorakie wyszukiwanie

Podstawowym zadaniem aplikacji jest archiwizowanie papierowych dokumentów. Program współpracuje ze skanerem i konwertuje zwykłe dokumenty do postaci elektronicznej. Jednak sama zamiana papierka na bitmapę daje niewiele. Potrzebny jest jeszcze mechanizm, dzięki któremu stanie się możliwe uproszczenie procesu wyszukiwania dowolnej informacji. Skryptor został wyposażony w moduł OCR, który rozpoznaje i indeksuje słowa odczytane z dokumentów. Niestety, moduł ten ma stosunkowo małe możliwości, a jego największą wadą jest niemożność wprowadzania jakiejkolwiek korekty do odczytanego tekstu. Jeżeli program coś błędnie rozpozna, to niepoprawnie zapisane słowo trafi do indeksu. Ta wada ma być usunięta w następnej wersji programu. A możliwość katalogowania, opisywania (dodawania komentarzy) i wyszukiwania dokumentów na pewno uprości pracę tym wszystkim, którzy muszą znaleźć faks czy ofertę wysłaną w ostatnim półroczu do pani Halinki. Skryptor potrafi również umieszczać w swojej bazie danych dokumenty osadzane za pomocą techniki OLE, a więc na przykład dokumenty Worda czy Excela. Sama baza danych może być oczywiście przeszukiwana według zadanych kryteriów.

Skryptor to jednak nie tylko narzędzie do archiwizacji i zarządzania dokumentami. Program udostępnia bazę danych służącą do gromadzenia informacji o projektach, klientach, zadaniach i spotkaniach. Wszystkie te elementy można łączyć, tzn. przypisywać projekt do klienta, zadania do projektu itd. I wszystko byłoby dobrze, gdyby nie to, że operacje te trzeba wykonywać ręcznie. Jeśli na przykład do projektu przypiszemy klienta, to w dokumencie opisującym tego ostatniegoinformacje o projekcie się nie pojawią, choć połączenie ze sobą takich danych jest logiczne.

w skrócie
mamy to na chip-cd 4/99Skryptor
Wymagania: PC 486; 16 MB RAM; Windows 9x/NT; 8 MB na dysku
plusautomatyczne indeksowanie wczytanych słów
plusszerokie możliwości wyszukiwania informacji
pluspobieranie danych z dokumentów osadzonych techniką OLE
plusmożliwość zarządzania projektami i kontaktami
minusmało stabilna praca
minusnie najlepszy moduł OCR
Producent: AB OVO, Kraków, tel.: (0-601) 95 37 16, e-mail: [email protected]http://www.abovo.krakow.pl/
Cena: 900 zł

Obsługa programu jest na tyle prosta, że osoby mające choćby minimalne doświadczenie w pracy z aplikacjami Windows nie powinny napotkać zbyt dużych trudności. W razie czego zawsze można skorzystać z przejrzystej instrukcji.

Gdyby spróbować „zaprząc” Skryptora do zastosowań typowo domowych, to program raczej przegra konkurencję z segregatorem. Jednak narzędzie to ma być stosowane głównie w biurach i firmach. Skryptor powinien sprawdzić się u użytkowników mających do czynienia z dużą liczbą dokumentów bądź prowadzących projekty wymagające współpracy z wieloma osobami i podzielenia zadań dla zespołu wykonawców.

0
Zamknij

Choć staramy się je ograniczać, wykorzystujemy mechanizmy takie jak ciasteczka, które pozwalają naszym partnerom na śledzenie Twojego zachowania w sieci. Dowiedz się więcej.