Outlook 2000 potrafi o wiele więcej, aniżeli tylko kontrolować terminy i wysyłać pocztę. Pokażemy, jak można zautomatyzować niektóre czynności oraz telefonować i wysyłać faksy bezpośrednio z poziomu programu.
Outlooka zna chyba prawie każdy pracownik nowoczesnego biura. Aplikacja ta cieszy się popularnością także wśród użytkowników domowych pecetów. Mimo to niektóre opcje oferowane przez ten program są wykorzystywane bardzo rzadko. W trakcie lektury niniejszego artykułu przekonamy się, że Outlook może usprawnić wykonywanie różnych zadań biurowych.
Wiele osób korzystających z omawianej aplikacji boryka się z problemem przepełnionej pocztowej skrzynki odbiorczej. Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy oprócz zwykłej poczty otrzymują informacje z serwisów internetowych, wiadomości z grup dyskusyjnych itd. Segregacja e-maili może w Outlooku przebiegać automatycznie. Idealnym rozwiązaniem byłoby, gdyby listy trafiały ze skrzynki odbiorczej do odpowiednich, założonych wcześniej folderów. Najlepiej tak skonfigurować swoje konto, by wszystkie wiadomości wysyłane automatycznie przez serwisy internetowe trafiały do jednego folderu, natomiast e-maile od znajomych do odpowiednich, zdefiniowanych wcześniej katalogów. Jednak pomimo udostępniania wielu reguł definiujących sortowanie poczty Outlook ciągle nie oferuje mechanizmu, dzięki któremu możliwe byłoby sprawdzenie, do jakich katalogów powędrowały poszczególne wiadomości.
Jeżeli planujemy spotkanie niezależnie od współpracowników, możemy zapisać je w Kalendarzu w dowolny sposób. Natomiast możliwość przeprowadzenia wspólnej konferencji zależy zwykle od tego, czy wszystkie zainteresowane nią osoby mają wolny czas. W takim przypadku możemy wprawdzie zobaczyć, czy inni użytkownicy sieci nie są w danym terminie zajęci, jednak nic ponadto. Jeżeli chcemy korzystać ze wspólnego terminarza, musimy udostępnić wszystkim użytkownikom odpowiedni folder.
Aby móc skorzystać w sieci lokalnej z opisanej funkcji, musimy zainstalować Outlooka z opcją Firma lub grupa robocza. Należy jednak się zastanowić, czy naprawdę tego potrzebujemy, gdyż włączenie wspomnianej usługi uniemożliwi późniejsze wysyłanie faksów za pomocą dołączonego do Outlooka programu Symantec WinFax Starter Edition. Użytkownicy korzystający z modemowego połączenia z Internetem powinni podczas instalacji wybrać opcję Tylko internetowa poczta e-mail. Między wspomnianymi trybami pracy Outlooka można się później przełączać (patrz: Pomoc Outlooka, hasło “Zmiana konfiguracji e-mail”).
Funkcja protokołująca zdarzenia przez cały dzień roboczy (jakie teksty i tabele otwieramy oraz które wiadomości pocztowe czytamy) może się na pierwszy rzut oka wydawać nadmiernym środkiem bezpieczeństwa. Pokażemy, w jakich sytuacjach taka opcja okazuje się bardzo przydatna.
