Pamiętaj I Myśl

Gdy kolejny raz zapomniałeś o ważnym spotkaniu, nie zapłaciłeś na czas rachunków lub przegapiłeś fajny koncert, warto zlecić obowiązek pamiętania o Twoich terminach komuś bardziej niezawodnemu - pecetowi.

Najprostszy sposób na kłopoty z pamięcią to znane wszystkim żółte karteczki. Przyklejamy je na monitorze, przy telefonie, obok lustra. Tyle tylko, że trzeba pamiętać o regularnym czytaniu informacji, które na nich zapisaliśmy. Inne rozwiązanie to kalendarzyk, w którym skrupulatnie umieszczamy terminy spotkań i numery telefonów. On też „zadziała” dopiero wtedy, gdy do niego zajrzymy. Pozostaje nam zatem zainstalowanie programu, który będzie pełnił funkcję naszej podręcznej pamięci. Zaprowadzi w naszych chaotycznych zapiskach niezbędny ład, ocali przed zawodowymi wpadkami i towarzyskimi gafami. Dźwiękowym alarmem przypomni o ważnym spotkaniu, komunikatem na ekranie ponagli z oddaniem projektu, zasygnalizuje, że kolega ma jutro imieniny, i wydrukuje listę zadań do wykonania.

Zamiast notesu

PIM to Personal Information Manager i, niestety, nazwa ta nie brzmi tak samo zgrabnie w tłumaczeniu na język polski: program do zarządzania informacją osobistą. Aplikacjom, które początkowo miały zastępować notes menedżerski, wraz z rozwojem komputerów przybywało nowych funkcji. Przy dzisiejszych możliwościach PIM może pełnić funk-cje kalendarza, maszyny do pisania, automatycznej sekretarki, faksu, terminala do połączeń z Internetem i zapewnić dostęp do poczty oraz przeglądarki. Jeśli to centrum zarządzania w dodatku będzie łatwe i intuicyjne w obsłudze, każdy użytkownik komputera ucieszy się z pomocy takiego asystenta.

Do wyboru mamy bardzo dużo aplikacji: od najprostszych, elektronicznych wersji znanych nam już żółtych karteczek do rozbudowanych programów, które świetnie sprawdzają się jako domowe centrum zarządzania terminplanem. Na czele tych ostatnich stoi dobrze nam znany Microsoft Outlook. Zazwyczaj wykorzystujemy go tylko jako klienta poczty elektronicznej. Mało kto używa jego rozbudowanych funkcji do zarządzania informacjami osobistymi. Warto zainteresować się możliwościami, które nam oferuje. Żeby jednak móc z nich skorzystać, najpierw trzeba kupić pakiet MS Office. Zanim wydamy niemałe przecież pieniądze, przyjrzyjmy się, co oferują tańsi rywale Outlooka.

Z kim? Gdzie? Kiedy?

Co powinien „umieć” niedrogi program do zarządzania informacją osobistą, by mógł konkurować z Outlookiem? Funkcje PIM-ów można podzielić na cztery grupy: zarządzanie terminami, kontaktami i dokumentami oraz zabezpieczanie danych. Menedżer terminów to najbardziej rozbudowana część programu. Składają się na niego kalendarz, lista terminów spotkań i spis zadań do wykonania. Dokładny i czytelny kalendarz to kolejny ważny składnik każdego PIM-a. Bez niego wszystkie pozostałe funkcje są bezużyteczne. Powinniśmy mieć możliwość wyświetlania go w różnych układach: jednego dnia, tygodnia, miesiąca lub całego roku. Dobry kalendarz zawiera informacje nie tylko o dniu tygodnia, ale również o imieninach, świętach, dniach wolnych od pracy itp. Do każdego dnia możemy przypisać termin, zadanie lub notatkę.

Nie wystarczy, jeśli pod określoną datą zapiszemy termin spotkania. Ważne jest, byśmy mogli też zanotować godzinę jego rozpoczęcia i czas trwania, ale też przypisać do terminu osoby z książki adresowej i ustawić priorytety zadań oraz alarm. Część programów oferuje jeszcze jedną, ważną funkcję – wykrywanie konfliktów. Oznacza to, że jeśli zaplanujemy dwa spotkania w tym samym czasie, program zasygnalizuje nam błąd. Inną istotną funkcją PIM-ów jest prowadzenie listy zadań do wykonania. Użytkownik może codziennie odnotować, jaka część prac została wykonana, i sprawdzić, które zadania są opóźnione. Ostatnią funkcją PIM-a związaną z menedżerem terminów jest prowadzenie dziennika użytkownika. Odnotujemy w nim wysłanie poczty lub faksu. Dzięki temu łatwiej będzie nam sprawdzić, czy o czymś nie zapomnieliśmy.

PIM-y w Internecie
Złapać czas w Sieci
Oprócz programów PIM do zainstalowania na dysku są też inne możliwości organizowania swojego czasu. Do naszej dyspozycji pozostają internetowe serwisy do zarządzania informacją osobistą. Głównym zadaniem internetowych PIM-ów jest przypominanie nam o terminach i zadaniach do wykonania. Powiadomienie następuje za pomocą e-maila. Jak widać – jest to dobre rozwiązanie tylko dla tych użytkowników, którzy mają stały dostęp do Sieci. Niektóre serwisy oferują powiadamianie za pomocą SMS-a, a większość zawiera dodatkowe moduły, np. program telewizyjny, kursy walut, horoskopy. Więcej na temat PIM-ów w Internecie znajdziecie w artykule „Sposób na czas” (CHIP 10/2002, 154).

0
Zamknij

Choć staramy się je ograniczać, wykorzystujemy mechanizmy takie jak ciasteczka, które pozwalają naszym partnerom na śledzenie Twojego zachowania w sieci. Dowiedz się więcej.