Księgowanie to wyzwanie

W gąszczu dostępnych na rynku aplikacji do zarządzania przedsiębiorstwem aż trudno się połapać. Podpowiadamy, które aplikacje mogą usprawnić pracę małych firm

Komputer w firmie służy nie tylko do sporządzania dokumentów, projektów czy wymiany korespondencji. Mało który przedsiębiorca wyobraża sobie dziś pracę bez komputerowego wspomagania sprzedaży, obsługi magazynu czy księgowości. Oczywiście inwestycja w sprzęt i oprogramowanie musi być opłacalna, stąd jego doborowi należy poświęcić sporo czasu. Zwykle bowiem na raz zakupionej aplikacji będziemy pracowali przez kilka lat.

Bogata oferta

Policzenie i wymienienie wszystkich producentów oprogramowania dla firm jest niezwykle trudne, a właściwie niemożliwe. Propozycja polskiego rynku jest w tym względzie bardzo rozbudowana, zwłaszcza że w wielu wypadkach w ramach oferty tylko jednego producenta znajduje się kilkanaście czy kilkadziesiąt programów! Właściwe rozpoznanie poszczególnych aplikacji jest zatem kluczowe przede wszystkim dla osób rozpoczynających działalność gospodarczą. Z jednej strony nie ma bowiem sensu kupować niepotrzebnych nam modułów, a z drugiej trzeba myśleć o ewentualnym rozwoju swojej firmy.

VAT-uj się, kto może

Kształt i zasady prowadzenia Książki Przychodów i Rozchodów oraz rejestrów VAT są ściśle określone odpowiednią ustawą. We wszystkich aplikacjach ich prowadzenie jest więc zbliżone, a wydruki stron ksiąg siłą rzeczy nie będą się wyraźnie różniły. Na tym polu autorzy programów nie mogą się zbytnio wykazać. O wiele ciekawiej wygląda proces przepływu dokumentów oraz sprawy związane z VAT-em. Dobre aplikacje powinny umożliwiać jednokrotne wprowadzanie faktur kosztowych (zakupowych) do systemu oraz łatwe księgowanie dokumentów pochodzących ze sprzedaży. We wszystkich programach jest to realizowane mniej lub bardziej automatycznie, a kłopoty pojawiają się dopiero, gdy rozliczamy faktury „nietypowe”, np. od małych podatników (VAT-MP) czy rolników ryczałtowych (VAT-RR). Najogólniej mówiąc, są to faktury, dla których prawo do odliczenia podatku VAT nabywamy dopiero w momencie dokonania zapłaty. Niestety, nie wszystkie programy umożliwiają określenie daty odliczenia podatku VAT w momencie płatności, co może powodować bałagan i omyłki w księgowaniu (trzeba dokonywać korekt ręcznie). Jeszcze inaczej wygląda sytuacja, gdy prowadzony przez nas podmiot rozlicza VAT metodą kasową – wówczas płacimy VAT od realnie otrzymanych kwot, a nie – jak to ma miejsce w metodzie miesięcznej lub kwartalnej – od wystawionych w tym okresie rozliczeniowym faktur. Nasz program powinien zatem obsługiwać właściwą metodę rozliczania VAT-u. Bardzo istotne jest także sporządzanie i drukowanie na czystych kartach deklaracji podatkowych PIT-5 i VAT-7. Jak się okazuje, nie wszystkie aplikacje to potrafią. Wiele produktów wykazuje też spore braki pod względem prowadzenia różnych ewidencji (funkcja ta jest przenoszona do odrębnych produktów i trzeba na to zwracać szczególną uwagę, bo jest płatna dodatkowo).

Pakiety opisane w tabeli
W naszym przeglądzie oferty rynku oprogramowania dla małych firm skupiliśmy się na aplikacjach wspomagających rozliczanie się z Fiskusem w formie Książki Przychodów i Rozchodów, prowadzonej na zasadach ogólnych. Dodatkowo wszystkie zaprezentowane w tabelach programy umożliwiają prowadzenie rejestrów sprzedaży i zakupu VAT oraz wystawiają faktury lub rachunki. Ponieważ wielu producentów wyraźnie oddziela poszczególne moduły od siebie, w naszym zestawieniu znalazły się także zestawy aplikacji, o ile można było między nimi wymieniać dane. W tych wypadkach funkcjonalność często powiększała się o obsługę magazynu lub elementy kadrowo-płacowe. Należy w tym miejscu jednak podkreślić, że prezentowane funkcje mogą zwykle zostać rozbudowane w momencie poszerzenia licencji lub dokupienia dodatkowych modułów, co oznaczyliśmy w tabelach literą „m”.

Program*SetnikRamzesSymfonia startElfin Mała FirmaPuzzle 2003+PCBiznesSuper Księga PodatkowaFirma kompakt Książka Przychodów i Rozchodów
Wersja (skład zestawu)wersja 1.6Fakturowanie 1.0 Książka przych. 1.0Mała Księgowość start 1.01
Faktura start 1.35
wersja 1.21Faktury 6.9 Książka przych. 6.9Ewa 2000 MINI 2.4 Ala 2000 2.2wersja 3.3wersja 3.8Fakturowanie 3.0
Książka przych. 2.3
Przelewy 3.1
Kasa 2.6
Producent*Symcom, KrakówRamzes, WarszawaMatrix.pl, WarszawaElfin, KrakówAdad, Łód_Streamsoft, Zielona GóraFormat, WrocławNavo, WrocławdGCS, Kalisz
[http://www.]www.symcom.pl/www.ramzes.pl/www.matrix.pl/www.elfin.pl/malafirma/www.puzzle.pl/www.streamsoft.com.pl/www.ksiegapodatkowa.pl/www.navo.com.pl/www.dgcs.com.pl/
Cena (bez VAT-u)**188 zł220 zł229 zł299 zł350 zł380 zł390 zł399 zł450 zł
Cena rocznej pomocy lub aktualizacji (bez VAT-u)bezpłatnie 1)b.d. 3)bezpłatnie 1)119 zł 6)150 złb.d. 8)80 zł 9)196 zł165 zł 10)
Charakterystyczne cechy niska cena
łatwa instalacja i konfig.
łatwy w użytkowaniu
brak automatyzacji PIT/VAT
łatwa instalacja i konfig.
możliwość obsługi myszką i klawiszami funkcyjnymi
eksport do arkuszy kalk.
– automatyczne backupy
możliwość rozbudowy
obsługa drukarek igłowych w trybie tekstowym
małe wymagania sprzętowe
profilowanie programu
informacje związane z księgowaniem
aktualizacja programu i wskaźników przez Internet
szybkie wprowadzanie dokumentów
pomoc merytoryczna
współpraca z aplikacjami innych producentów
wygodny interfejs
bezpłatne aktualizacje przez Internet
duże możliwości poszerzenia licencji
komplet spraw księgowych, płacowych i podatkowych
autom. tworzenie deklaracji
symulacje podatkowe
współpraca z KRD13)
e-faktura wysyłana przez Internet
możliwość rozbudowy
rozrachunek z kontrahentami
łatwa obsługa
podpowiedzi przy księgowaniu
praca wieloksięgowa i w sieci
Ogólne cechy systemu
Profile użytkowników/dostęp chroniony hasłem-/--/+-/+-/++/+-/+-/+-/++/-/+
Indywidualne ustawienia uprawnień++++++
Pomoc techniczna i aktualiz. w cenie programu+/-1)+, przez 6-18 mies.4)+/-+6), przez 6 mies.+, przez 6 mies.+/-1)3)+, przez 1 rok+, przez 3 mies.+/-1)3)
Automatyczna aktualizacja przez Internet++
Archiwizacja danych+++++++++
Wspólna baza kontrahentów, pracowników itp.+2)+++2)++/-+2)++
Analiza danych finansowych lub raporty własne++++/-+/-
Filtrowanie list++++/-++++/-
Obsługa programu i przejrzystość interfejsu***przeciętnadostatecznadobrab. dobraprzeciętnadobradobradostatecznadobra
Opcje obsługi sprzedaży i magazynu
Dokumentowanie sprzedaży: faktury/rachunki/korekty +/+/++/-/++/+/++/+/++/+/++/+/++/+/++/+/++/-/+
Spis towarów i usług lub prosty cennik++++++++
Obsługa magazynu/wielu magazynów-/--/--/--/--/-+/--/-+/-/--/-
Dokumenty magazynowe (WZ, PZ, MM, RW, PW)+
Ewidencja stanów magazynowych7)+/-
Inwentaryzacja lub remanent++/-++/-
Kontrola należności i zobowiązań++++/-++++/-
Dokumenty kasowe/przelewy bankowe+/+/-+/--/--/+-/++/++/+-/+/-+/+
Współpraca z kasą fiskalną/czytnikiem kodów kresk.-/--/--/--/--/--/+-/--/--/-
Opcje rozliczeń podatkowych
Książka przychodów i rozchodów+++++++++
Ewidencja sprzedaży (ryczałt)++++++
Rejestry sprzedaży i zakupu VAT+++++++++
Możliwość wpisu kwoty brutto****+/-5)++/-5)+++++
Sporządzanie deklaracji: PIT-5/VAT-7/VAT-7K-/-/-+/+/-+/+/++/+/++/+/++/+/++/+/++/+/-+/+/+
Obsługa tzw. małych podatników+++++
Wspomaganie księgowania faktur otrzymanych VAT-RR/VAT-MP-/--/-+/++/-/++/-/++/++/++/-+/-/+/-
Odliczanie VAT-u w następnych miesiącach*****+/-++++++++
Ewidencja środków trwałych/tabele amortyzacji-/--/-+/+/-+/++/++/++/+-/-+/+
Dostarczone bazy KRŚT/stawek amortyzacyjnych-/--/--/--/--/-+/+-/--/--/-
Metody amortyzacji: liniowa/jednorazowa/degresywna-/-/--/-/-+/+/++/+/++/+/++/+/++/+/+-/-/-+/+/+
Ewidencja wyposażenia++++++++
Ewidencja przebiegu pojazdu+++++++
Opcje kadrowo-płacowe
Kartoteka pracowników+/-+++
Obsługa umów o pracę++
Obsługa umów o dzieło i zleceń+/-+
Listy płac/karty wynagrodzeń/świadectwa pracy-/-/--/-/-+/+/--/-/--/-/--/-/-+/+/+-/-/--/-/-
Sporządzanie deklaracji PIT: 8A/8B/11/40-/-/-/--/-/-/-+/+/+/+-/-/-/--/-/-/--/-/-/-+/+/+/+-/-/-/--/-/-/-
Eksport danych do Płatnika ZUS+
UWAGA: Dane w tabeli odnoszą się do podanych wersji programów, aktualnych na 20.10.2003 r. + – jest; – – nie ma; +/- – realizowane częściowo; n.d. – nie dotyczy; b.d. – brak danych; – – opcja dostępna po dokupieniu odpowiedniego modułu lub programu (dla Windows); * – UWAGA: opcje zaznaczone w tabeli odnoszą się wyłącznie do podanych składników oprogramowania; ** – cena aplikacji lub zestawu z 20.10.2003 r., nieuwzględniająca promocji; *** – subiektywna ocena CHIP-a **** – możliwość wpisania do rejestru zakupu VAT faktur liczonych „od brutto”; ***** – możliwość wpisania faktury do systemu z zaznaczeniem późniejszej możliwości odliczenia VAT-u; 1) – bezpłatne uaktualnienia pobierane z Internetu; 2) – program stanowi zamknięty produkt; 3) – podstawowa obsługa techniczna bez ograniczeń czasowych; 4) – zależy od daty zakupu programu; 5) – można edytować kwotę VAT; 6) – w tym także serwis merytoryczny; 7) – można określić stan minimalny i kontrolować stan aktualny; 8) – wersje z nowymi funkcjami są płatne; 9) – ok. 20% aktualnej ceny; 10) – ok. 60% aktualnej ceny; 11) – możliwość podpisania umowy serwisowej; 12) – możliwość automatyzacji; 13) – krajowy rejestr długów
Zamknij

Choć staramy się je ograniczać, wykorzystujemy mechanizmy takie jak ciasteczka, które pozwalają naszym partnerom na śledzenie Twojego zachowania w sieci. Dowiedz się więcej.