Biurowe dodatki

Przegląd rozszerzeń pakietu Microsoft Office

Codzienne narzędzie pracy, którym dla wielu osób jest pakiet biurowy, traktowane jest bez emocji. Wiadomo, jak się nim posługiwać, i wiadomo, że zazwyczaj ma wiele nieużywanych funkcji. Jednak mało osób zna jego ograniczenia i braki w funkcjonalności lub ergonomii. Są to najcześciej programiści piszący różnego rodzaju dodatki i rozszerzenia. Czy jednak tworzenie takich programów ma sens, skoro dostępne domyślnie funkcje nie są wykorzystywane? Owszem ma, a po lekturze tego artykułu nikt nie będzie miał co do tego wątpliwości. Przypomnijmy tylko, że zorganizowany w 1998 roku przez redakcję CHIP-a konkurs na napisanie dodatku do Office’a 97 przyniósł bardzo interesujące pomysły, jak lepiej wykorzystać pakiet. Dziś również, mimo wydania kolejnych, coraz lepszych wersji Biura, wciąż sporo można na tym polu zrobić.

Nasz wybór to zestawienie przykładowe, pozwalające ocenić, co można osiągnąć, stosując rozszerzenia. Sens ich użycia zależy od potrzeb, zatem trzeba zadać sobie trud przeszukania serwisów WWW pod kątem własnych oczekiwań. Niestety, większość ciekawych dodatków jest płatna. Ceny są zróżnicowane (od kilkunastu do kilkuset dolarów) w zależności od stopnia złożoności i zaawansowania pakietu oraz typu licencji. Nie znaczy to wcale, że darmowe są niewiele warte; kilka z nich prezentujemy.

Szukając potrzebnego narzędzia, musimy zdawać sobie sprawę z tego, że charakter i popularność poszczególnych aplikacji Office’a mają wpływ na liczbę oferowanych do nich rozszerzeń. Do PowerPointa jest ich bardzo mało, nieco więcej dodatków znajdziemy do Worda, jeszcze więcej do Outlooka, a niemal połowa przeznaczona jest do Excela. Po prostu arkusz kalkulacyjny daje największe pole do popisu, więc w przeglądzie dominują rozszerzenia właśnie do niego. Artykuł podzieliłem na sekcje poświęcone kolejnym aplikacjom, by w ostatniej części zaprezentować dodatki bardziej uniwersalne.

Poprawiamy Worda

Przydatnym rozszerzeniem edytora rodem z Redmond jest Document Hyperlink Checker. Pozwala on na sprawdzanie poprawności zamieszczonych w tekście odsyłaczy. Umożliwia przegląd użytych odwołań i poruszanie się pomiędzy nimi a miejscem, do którego się odnoszą.

Print Favorites for Word pozwala tworzyć i zarządzać różnymi stylami drukowania na zainstalowanych drukarkach. Możemy pod własną nazwą zapisać dowolną konfigurację ustawień urządzenia, aby w dowolnym dokumencie skorzystać z takiego „gotowca”. Jest to bardzo wygodna aplikacja, zwłaszcza jeśli drukujemy na papierze różnego formatu, tworzymy niestandardowe dokumenty i korzystamy z kilku drukarek.

CrossEyes to program śledczy – w części okna poniżej edytowanego dokumentu pokazana jest wewnętrzna struktura pliku Worda. Na podglądzie tekstu aplikacja podaje jego parametry: użyte style, wyróżnienia czy fonty. Każda kategoria oznaczona jest innym kolorem. Program ma rozbudowane opcje konfiguracyjne.

Rodzynkiem jest Wordware – zestaw narzędzi pod jednym szyldem. W jego skład wchodzą m.in. Manager (zarządzanie plikami i folderami), List Fonts (tworzy dokument ze wzorcami wszystkich zainstalowanych w systemie czcionek – po wydrukowaniu go mamy własny katalog fontów), Activate Window (lista otwartych dokumentów, umożliwiająca bezpośrednie przejście do wybranego), Link Extractor (eksportuje adresy internetowe do pliku), WWFormat Text (oczyszcza dokument z nadmiaru znaków niedrukowalnych, spacji, akapitów etc.), Paragraph Finder (wyszukuje akapit po trzech słowach kluczowych), Replace Styler (zastępuje jedne style innymi) czy Save2 Copies (zapisuje kopie dokumentu w dwóch dowolnie określonych miejscach).

Liczmy sprawniej z Excelem

Jak wspomniałem, najwięcej rozszerzeń powstaje do arkusza kalkulacyjnego. Pokażmy więc te bardziej interesujące. Na początek Advanced Excel Select, czyli aplikacja do szybkiego wyszukiwania obiektów w arkuszu lub jego wybranym fragmencie oraz zaznaczania kolumn lub wierszy do wybranej komórki. Rozszerzenie jest szczególnie przydatne do wyszukiwania komórek z formułami i powiązań między komórkami w arkuszu.

Screens umożliwia niekłopotliwe – bo w jednym oknie – ustawianie parametrów widoku obszaru roboczego Excela i rozmieszczenie otwartych okien w pionie lub poziomie. Niewątpliwie dodatek ten jest wygodniejszy w użyciu niż korzystanie z poleceń Excela.

Autorem zestawu ciekawych dodatków do Excela jest John Mote. Spod jego ręki wyszły Formula Indenter, Formula Mapper, PowerEdit i Pass-word Remover. Pierwszy pozwala na kopiowanie do Schowka formuł, dzięki czemu można je wygodnie analizować np. w edytorze tekstowym. Drugi służy do określania typu zawartości komórki (np. dane czy formuła) i oznaczania ich kolorami (do pomocy jest legenda). Kolejny dodatek – PowerEdit – ułatwia kopiowanie między komórkami formuł lub samych wartości w różnych wariantach, a także jednoczesne kopiowanie różnych formuł w wielu zaznaczonych komórkach (użyteczne w rozbudowanych i skomplikowanych arkuszach). Ostatnie rozszerzenie to Password Remover, usuwające hasła arkusza i skoroszytu.

Excel Invoice Manager jest dodatkiem służącym do fakturowania, choć zawiera też bazę produktów i klientów. Przeszkodą dla polskiego użytkownika jest pochodzenie programu (USA), ale duża elastyczność w konfiguracji umożliwia przystosowanie go do naszych potrzeb.

AutoSave XL może zastąpić standardową funkcję autozapisu w Excelu. Program pozwala określić takie opcje, jak częstotliwość zapisywania, nadpisywanie kopii lub ich usuwanie po zamknięciu dokumentu, tworzenie skompresowanych (ZIP) backupów i miejsce archiwizacji.

Do zarządzania arkuszami Excela służy menuZap. Aplikacja umożliwia grupowanie arkuszy i tworzenie zestawów dokumentów według potrzeb użytkownika. Z tego samego źródła pochodzi menuData – program, który służy do wygodnego ukrywania i odsłaniania kolumn w arkuszach, ułatwiając orientację i pracę z rozbudowanymi dokumentami. Użytkownik może tworzyć własne grupy danych i swobodnie przemieszczać się w różnych konfiguracjach kolumn.

Drukowanie z Excela potrafi być bardzo uciążliwe, szczególnie w wypadku większych arkuszy. Dzięki rozszerzeniu printData staje się to prostsze. Generuje ono szablony do drukowania wybranych danych, które często wykorzystywane są w różnych fragmentach i kombinacjach (dane mogą być łączone z dowolnych komórek). Tworzone szablony mogą korzystać nie tylko z komórek Excela, ale także z każdego możliwego do osadzenia obiektu, a dane da się zaimportować do dowolnego elementu operującego tekstem (np. WordArt).

Porównywanie arkuszy to syzyfowa praca. Ułatwi ją nam Synkronizer, który szybko odnajdzie różnice w dwóch wersjach pliku. Zmiany mogą być wyróżnione kolorami i przedstawione w raporcie; są przy tym łatwe do odnalezienia, bo dostępne jest przeglądanie zmian pojedynczo krok po kroku i ich zatwierdzenie bądź odrzucenie.

Reklama

Rozszerzenia pakietu Microsoft Office
Nazwa dodatku Opis Cena WWW [http://]
Word
CrossEyes Podgląd formatowania tekstu 50 USD www.levitjames.com/crosseyes/CrossEyes.html
Rapid-Pi Nakładka na edytor równań 20-50 USD www.rapid-pi.com/
Wordware 10.0 Zestaw narzędzi do Worda 20 USD www.amfsoftware.com/
Document Hyperlink Checker Wyszukiwanie i sprawdzanie poprawności hiperłączy freeware www.ablebits.com/word-hyperlink-manager-addins/index.php
Print Favorites for Word 1.5 Zarządzanie stylami drukowania 19,50 USD www.office-kit.com/
Excel
Random Generator Generowanie losowych danych w wybranych zakresach freeware www.ablebits.com/excel-random-generator-assistant-free-addins/index.php
Advanced Excel Select Zaawansowane wyszukiwanie i zaznaczanie danych w arkuszu freeware www.ablebits.com/excel-select-ranges-assistant-free-addins/index.php
Screens Ustawianie parametrów okna i widoku freeware www.spinnakeradd-ins.com/screens.htm
Formula Indenter Kopiowanie formuł do schowka freeware www.johnmote.com/
Password Remover Usuwanie zabezpieczeń ze skoroszytów i arkuszy freeware www.johnmote.com/
Formula Mapper Podgląd funkcji komórek w arkuszu freeware www.johnmote.com/
PowerEdit Rozbudowane kopiowanie formuł między komórkami freeware www.johnmote.com/
Excel Invoice Manager Program do fakturowania wraz z bazami danych 29-129 USD www.office-kit.com/
AutoSave XL Backup 15 USD www.eldos.com/
menuZap Zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi 35 USD www.admisoft.com/
menuData Zarządanie kolumnami danych 35 USD www.admisoft.com/
printdata Drukowanie danych według tworzonych szablonów 35 USD www.admisoft.com/
Analyse-it Pakiet do obliczeń statystycznych 116 funtów www.analyse-it.com/
Spinnaker Data Base Tools Pakiet narzędzi rozbudowujących standardowe funkcje Excela 90 USD1) www.spinnakeradd-ins.com/
Synkronizer 9.0 Porównywanie zawartości arkuszy 29 euro www.synkronizer.com/
ASAP utitlities Zestaw narzędzi do Excela freeware www.asap-utilities.com/
Power Utility Pak v6 Zestaw narzędzi do Excela 40 USD www.j-walk.com/ss/pup/
PowerPoint
LiveWeb Import stron WWW do prezentacji freeware skp.mvps.org/liveweb.htm
PowerPlugs: Charts Generowanie wykresów 99 USD www.crystalgraphics.com/presentations/charts.main.asp
Outlook
Attensa for Outlook 1.2 Czytnik RSS 30 USD www.attensa.com/
Lockspam Free Program antyspamowy freeware www.polesoft.com/
Duplicate Email Remover Usuwanie powielonej korespondencji mailowej 12,60 euro www.mapilab.com/
Duplicates Remover Usuwanie zwielokrotnionych wpisów w książkach adresowych itp. 24 USD www.mapilab.com/
MAPILab Toolbox Pakiet narzędzi do poczty elektronicznej 24 USD www.mapilab.com/
Bells & Whistles for Outlook 2.5 Zarządzanie pocztą elektroniczną 20 USD www.emailaddressmanager.com/
Rozszerzenia uniwersalne
WordPipe, ExcelPipe, PowerPointPipe Zaawansowane wyszukiwanie tekstowe z opcją zamiany tekstu (W, E, P) 415 euro2) www.datamystic.com/
Remove Hidden Data Usuwanie ukrytych danych z dokumentów Office’a freeware support.microsoft.com/kb/834427
Crystal Xcelsius Interaktywne prezentacje danych we Flashu (E, P, O) 99 USD www.infommersion.com/
Teslain Encryption Pack 1.3 Szyfrowanie plików Office’a (W, E, P) freeware www.rohos.com/
OfficeIns 1.02 Zarządzanie rozszerzeniami freeware www.nirsoft.net/
MSOBackup 1.5 Automatyczne, zaawansowane archiwizowanie plików 25 USD www.mso-tools.com/
Office Image Exporter 1.4 Eksport i import grafiki z plików Worda i PowerPointa 30 USD www.rinasoft.com/
1) – pojedyncze rozszerzenia: 15-30 USD, 2) – pojednynczy program