Zarejestrować się jako uczestnik lub sprawozdawca można na stronie http://lvee.org. Tam znajdują się również bardziej szczegółowe informacje na temat konferencji: aktualności komitetu organizacyjnego, wymagania dotyczące rejestracji streszczenia, informacje o dostawie i rozmieszczeniu uczestników, materiały z ostatnich konferencji, linki do recenzji w prasie i inne przydatne informacje. Wnioski o dopuszczenie do udziału przyjmowane są do 12 czerwca, streszczenia sprawozdań – do 24 maja. Na początku konferencji streszczenia sprawozdań zostaną opublikowane w formie specjalnego wydania magazynu “Rozwiązania sieciowe”, poświęconego LVEE.
Format konferencji obejmuje sprawozdania, warsztaty i okrągłe stoły. Przewidziana jest sala konferencyjna, rzutnik, dźwięk. Autorzy sprawozdań, jak również przedstawicieli sponsorów i prasy, są zwolnieni z opłaty rejestracyjnej. Również pozostaje niezmienioną tradycja przyznawania nagród przez głosowanie publiczności na najlepszy raport.
Konferencja obejmuje szeroki zakres tematów – zaczynając od opowieści o nowych technologiach wolnego oprogramowania, oprogramowaniu i doświadczenia z jego wprowadzeniem i kończąc na analizie prawnych i ekonomicznych aspektów wolnych licencji. Oczekiwane są sprawozdania na temat rozwoju, testowania, utrzymania i administracji wolnego oprogramowania. Oprócz platformy GNU/Linux, którą stała się sztandarem przemysłu open source, mile widziane są sprawozdania odnoszące się do innych wolnych systemów operacyjnych dla stacji roboczych i serwerów jak również dla specjalistycznych urządzeń przenośnych.
Jako miejsce konferencji ponownie wybrany został kemping «Chemik» w okręgu grodzieńskim. Ponieważ ilość miejsc noclegowych jest ograniczona, przez kilka lat, gdy liczba tych, którzy chcą uczestniczyć była większa niż możliwość schroniska, komitet organizacyjny rozpatrywał wnioski na zasadach konkurencyjnych, z priorytetem dla prelegentów i uczestników projektów na rzecz rozwoju wolnego oprogramowania.
Do udziału są również zaproszeniu sponsorzy. Tradycyjnie wydarzenie wspierają IT firmy zainteresowane współpracą z ekspertami w dziedzinie wolnego oprogramowania, jak również firmy zainteresowane wspieraniem wolnego oprogramowania jako zjawiska mającego znaczenie społeczne, promowaniem otwartych platform. W tej chwil chęć pomóc konferencji wyrazili Sam Solutions, Promwad, Sieci lokalne.
