Nim zastąpimy skrzynkę odbiorczą folderami wyszukiwania, musimy się zastanowić, jakie warunki będą spełniać wiadomości wyświetlane w danym folderze, a także, których wiadomości nie chcemy w skrzynce odbiorczej więcej widzieć.
Tworzenie folderów wyszukiwania:
Na pasku nawigacyjnym poczty Outlooka klikamy prawym przyciskiem myszy wpis »Foldery wyszukiwania«, po czym w menu kontekstowym wybieramy polecenie »Nowy folder wyszukiwania«. W kolejnym oknie, w sekcji »Wybierz folder wyszukiwania«, zaznaczamy znajdujący się na końcu listy wpis »Tworzenie niestandardowego folderu wyszukiwania«, na koniec klikamy przycisk »Wybierz«. Pozostałe wpisy określają foldery wyszukiwania zdefiniowane wcześniej przez Microsoft. W oknie »Niestandardowy folder wyszukiwania« wpisujemy w polu »Nazwa« odpowiednie określenie dla nowego folderu, na przykład »Skrzynka odbiorcza«.
Definiowanie kryteriów:
W następnym kroku klikamy przycisk »Kryteria«. Teraz możemy szczegółowo ustalić, jakie warunki muszą spełniać wiadomości, aby zostały wyświetlone w folderze wyszukiwania. Po przejściu do zakładki »Zaawansowane« klikamy przycisk »Pole | Wszystkie pola poczty | Data oflagowania jako wykonane«. Dla rozwijalnego menu »Warunek« wybieramy wpis »nie istnieje« i na koniec korzystamy z przycisku »Dodaj do listy«. W ten sposób zdefiniujemy również kolejne kryteria. W wypadku przedstawionego tutaj sposobu wykorzystania folderu wyszukiwania nie jest to konieczne. Pozostało nam już tylko kliknąć przycisk »OK«.
Ustalenie źródła danych:
Teraz klikamy znajdujący się w sekcji »Poczta z tych folderów będzie dołączana do tego folderu wyszukiwania« przycisk »Przeglądaj«. W nowym oknie przedstawione zostaną wszystkie foldery pliku PST. Domyślnie zaznaczona jest pozycja »Foldery osobiste«, zatem folder wyszukiwania będzie uwzględniał wszystkie wiadomości email, łącznie ze znajdującymi się w folderze »Elementy usunięte«. Dlatego domyślny wybór odznaczamy i wybieramy jedynie te foldery, które Outlook ma rzeczywiście uwzględnić, na przykład »Skrzynka odbiorcza«. Zaznaczając opcję »Przeszukaj podfoldery«, ustalimy, czy Outlook ma również tam zaglądać. Teraz zamykamy wszystkie otwarte okna, klikając przycisk »OK«. Właśnie skonfigurowaliśmy naszą nową skrzynkę odbiorczą.
Korzystanie z folderu wyszukiwania:
W celu usunięcia wiadomości z tego folderu dwukrotnie klikamy na liście wiadomości w kolumnie zawierającej małą flagę na pasku nazwy. Pierwszym kliknięciem zaznaczamy wiadomość, natomiast drugim spowodujemy oznaczenie wiadomości jako ukończonej, dzięki czemu wiadomość ta zniknie z listy. Do dalszego segregowania wiadomości możemy wykorzystać kategorie kolorów, do których odwołujemy się w kolejnych folderach wyszukiwania. Możemy również jednej wiadomości przypisać więcej niż jedną kategorię.
Wskazówka:
Aby folder wyszukiwania był automatycznie wyświetlany po uruchomieniu klienta poczty, wybieramy polecenie »Narzędzia | Opcje«. Następnie w zakładce »Inne« klikamy przycisk »Opcje zaawansowane«, w nowym oknie obok pola »Rozpocznij w folderze« klikamy »Przeglądaj«. Zaznaczamy nowo zdefiniowany folder wyszukiwania, po czym potwierdzamy zmianę, klikając przycisk »OK«.
