Umiejętne korzystanie z funkcji automatycznej archiwizacji
Korzystajmy z automatycznej archiwizacji – ale mądrze! Aby zmienić ustawienia tej funkcji, wybierzmy z menu polecenie »Narzędzia | Opcje« i w zakładce »Inne« kliknijmy przycisk »Autarchiwizacja«. W otwartym oknie o tej właśnie nazwie możemy dostosować standardowe parametry do naszych potrzeb. Zaznaczmy pole wyboru »Uruchom autoarchiwizację co:« i określmy, co ile dni stare wiadomości mają być przenoszone do archiwum. Jeśli nie chcemy, by program rozpoczynał archiwizację bez pozwolenia, aktywujmy opcję »Monituj przed rozpoczęciem autoarchiwizacji«. Na koniec zaznaczmy pole wyboru »Archiwizuj lub usuń stare elementy« i zdecydujmy, po jakim czasie wiadomości będą archiwizowane.
Następnie wybierzmy opcję »Przenieś stare elementy do:«, by umieszczać stare dokumenty w osobnym pliku programu Outlook. Ścieżkę dostępu do tego pliku i jego nazwę podajemy w polu poniżej. Jeśli jesteśmy zwolennikami radykalnych metod, zdecydujmy się na polecenie »Usuń trwale stare elementy«. Aby zatwierdzić zmiany, kliknijmy »Zastosuj te ustawienia teraz do wszystkich folderów«. W tej chwili możemy zamknąć okna dialogowe »Automatyczna archiwizacja« i »Opcje«, wciskając »OK«.
Warto wiedzieć, że nowe ustawienia możemy zastosować również tylko w przypadku pojedynczego katalogu. W ten sposób na przykład wyłączymy archiwizację wiadomości przychodzących. Należy w tym celu kliknąć odpowiednią pozycję na drzewie katalogów prawym przyciskiem myszy, by z menu kontekstowego wybrać »Ustawienia«, a następnie w zakładce »Automatyczna archiwizacja« zaznaczyć opcję »Nie archiwizuj elementów tego folderu«. Naturalnie możemy również określić inne parametry, wybierając polecenie »Zastosuj do tego folderu następujące ustawienia«. Naszą decyzję zatwierdzamy kliknięciem »OK«.
Wskazówka:
Funkcja »Autoarchiwizacja« w regularnych odstępach przenosi do archiwum wiadomości, terminy zapisane w kalendarzu oraz zadania, które są starsze, niż przewiduje wartość podana w ustawieniach. Należy pamiętać, że program bierze tu pod uwagę datę ostatniej zmiany. Wiadomość, którą wciąż otwieramy i zapisujemy, nie zostanie zarchiwizowana.