Następnie wybierzmy opcję »Przenieś stare elementy do:«, by umieszczać stare dokumenty w osobnym pliku programu Outlook. Ścieżkę dostępu do tego pliku i jego nazwę podajemy w polu poniżej. Jeśli jesteśmy zwolennikami radykalnych metod, zdecydujmy się na polecenie »Usuń trwale stare elementy«. Aby zatwierdzić zmiany, kliknijmy »Zastosuj te ustawienia teraz do wszystkich folderów«. W tej chwili możemy zamknąć okna dialogowe »Automatyczna archiwizacja« i »Opcje«, wciskając »OK«.
Warto wiedzieć, że nowe ustawienia możemy zastosować również tylko w przypadku pojedynczego katalogu. W ten sposób na przykład wyłączymy archiwizację wiadomości przychodzących. Należy w tym celu kliknąć odpowiednią pozycję na drzewie katalogów prawym przyciskiem myszy, by z menu kontekstowego wybrać »Ustawienia«, a następnie w zakładce »Automatyczna archiwizacja« zaznaczyć opcję »Nie archiwizuj elementów tego folderu«. Naturalnie możemy również określić inne parametry, wybierając polecenie »Zastosuj do tego folderu następujące ustawienia«. Naszą decyzję zatwierdzamy kliknięciem »OK«.
Wskazówka:
Funkcja »Autoarchiwizacja« w regularnych odstępach przenosi do archiwum wiadomości, terminy zapisane w kalendarzu oraz zadania, które są starsze, niż przewiduje wartość podana w ustawieniach. Należy pamiętać, że program bierze tu pod uwagę datę ostatniej zmiany. Wiadomość, którą wciąż otwieramy i zapisujemy, nie zostanie zarchiwizowana.
