Oszczędne drukowanie w firmie

Kilka podstawowych zasad dotyczących ekonomicznego korzystania z drukarki.

Papier i tusz to niejedyne wydatki związane z wydrukiem dokumentów w firmie czy w domowym zaciszu. Często zapominamy o innych kosztach eksploatacyjnych, które uwidaczniają się na wysokich rachunkach za prąd i w opłatach serwisowych. O zasoby portfela i zużycie energii możemy zadbać już na samym początku, podczas wybierania modelu drukarki dostosowanego do naszych obecnych potrzeb i przyszłych wymagań użytkowników urządzenia.

Czy wiesz, że…
Aż 11 milionów ryz papieru A4 zużywają miesięcznie polskie firmy! W przeliczeniu na jednego pracownika daje to…650 kartek! Tak wynika z ubiegłorocznego raportu KPMG Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce.

Wybór małych firm

Decydując się na zakup drukarki, musimy sprecyzować swoje potrzeby: oszacować liczbę drukowanych w ciągu miesiąca dokumentów, rozważyć, ile osób będzie korzystać z urządzenia, oraz zastanowić się, czy potrzebujemy dodatkowej funkcjonalności (kopiarki, skanera, faksu) i czy w związku z wykonywanymi zadaniami wymagamy wydruków w kolorze. Jeśli niewiele drukujemy (od kilku do kilkunastu stron miesięcznie), wybór wielofunkcyjnego urządzenia atramentowego jest niemal oczywisty: drukarka atramentowa nie zajmuje wiele miejsca, a koszty eksploatacyjne obejmujące papier, zakup kartridżów z tuszem są mniejsze niż w przypadku drukarek laserowych. Drukując czarno-białe dokumenty, zapłacimy od 5 do 8 groszy za stronę (kolorowy wydruk kosztuje od 15 do 20 groszy za stronę). Niewielki jest także pobór energii drukarek atramentowych: w trybie oczekiwania zużywają od 5 do 12 W. Atutem atramentówek okazuje się też ich cena, mieszcząca się w granicach 500–900 zł.

Eksploatacja wielofunkcyjnych urządzeń atramentowych wymaga więcej zabiegów niż w przypadku ich droższych, laserowych odpowiedników: mniejszy podajnik i mała pojemność zasobników z tuszem sprawiają, że musimy częściej wymieniać kartridże oraz dokładać papier. Kiedy przybywa drukowanych dokumentów wraz z powiększaniem się naszej firmy – szybkość pracy i pojemność podajnika mogą okazać się niewystarczające.

1. HP Officejet Pro 8600 Plus (cena: 815 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 4,6 grosza, strona kolorowa: 14,7 grosza

zużycie energii: oczekiwanie: 5,8 W, stan spoczynku: 1,5 W, wyłączone: 0,0 W

2. Ricoh Aficio SG 3110SFNw (cena: 930 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 5,1 grosza, strona kolorowa: 17,3 grosza

zużycie energii: oczekiwanie: 12,0 W, stan spoczynku: 2,6 W, wyłączone: 0,2 W

3. Brother MFC-J4510DW (cena: 675 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 7,2 grosza, strona kolorowa: 14,7 grosza

zużycie energii: oczekiwanie: 5,0 W, stan spoczynku: 1,2 W, wyłączone: 0,0 W

4. HP Officejet 6600 (cena: 565 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 8,4 grosza, strona kolorowa: 15,2 grosza

zużycie energii: oczekiwanie: 3,8 W, stan spoczynku: 2,6 W, wyłączone: 0,3 W

5. Epson WorkForce 3520DWF (cena: 590 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 8,0 grosza, strona kolorowa: 20,2 grosza

zużycie energii: oczekiwanie: 4,6 W, stan spoczynku: 1,5 W, wyłączone: 0,3 W

Przestrzeń kontra komfort: wielofunkcyjne lasery

Urządzenia atramentowe stały się silnym graczem na rynku: oprócz małych gabarytów i oszczędnego poboru energii oferują niższe koszty wydruków i jakość porównywalną do uzyskiwanej przy użyciu ich większych, laserowych braci. Porównanie cen także wypada niekorzystnie dla wielofunkcyjnych drukarek laserowych: za urządzania wyszczególnione w zestawieniu zapłacimy od 1300 zł do 3700 zł. Kolorowe drukarki laserowe zużywają około sześciu razy więcej energii w trybie oczekiwania od atramentówek. Koszt wydruku strony czarno-białego dokumentu jest wyższy o 2, 3 grosze, w przypadku wydruków kolorowych zapłacimy o ok. 25 groszy więcej za stronę.

Co więc przemawia za wyborem potężnego, kolorowego „lasera”? Przede wszystkim dostosowanie urządzenia do wytężonej pracy (duża pojemność tonerów i podajników) i większa szybkość drukowania. Obok dłuższych okresów gwarancyjnych możemy również liczyć na natychmiastowy serwis (często za dodatkową opłatą), który pozwoli zapobiec przestojom w firmie spowodowanym przez awarię urządzenia.

Czy wiesz, że…
Średnio aż 19 razy w firmach powielany jest jeden dokument, choć na ogół nie potrzeba tylu kopii (dane IDC).

Niewątpliwym atutem drukarek laserowych jest rozbudowany sterownik, umożliwiający optymalizację wydruków pod kątem jakości lub oszczędności oraz precyzyjny nadzór nad liczbą przetwarzanych dokumentów przez dział IT. Warto również zwrócić uwagę na wyposażenie wielofunkcyjnych drukarek laserowych: z reguły każdą z nich podłączymy do sieci LAN, w przypadku urządzeń atramentowych standardem są port USB i WLAN, nie zawsze drukarki te oferują złącze LAN.

1. Samsung CLX-6250FX (cena: 3680 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 9,3 grosza, strona kolorowa: 39,2 grosza

zużycie energii: oczekiwanie: 35,2 W, stan spoczynku: 9,3 W

2. Samsung CLX-6220FX (cena: 2460 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 9,3 grosza, strona kolorowa: 39,2 grosza

zużycie energii: oczekiwanie: 27,4 W, stan spoczynku: 7,0 W

3. Kyocera FS-C1020MFP (cena: 3190 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 9,7 grosza, strona kolorowa: 41,3 grosza

zużycie energii: oczekiwanie: 37,3 W, stan spoczynku: 19,7 W

4. Brother MFC-9970CDW (cena: 3440 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 9,3 grosza, strona kolorowa: 50,5 grosza

zużycie energii: oczekiwanie: 10,9 W, stan spoczynku: 8,1 W

5. Lexmark X544n (cena: 1270 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 12,2 grosza, strona kolorowa: 50,1 grosza

zużycie energii: oczekiwanie: 35,3 W, stan spoczynku: 21,1 W

Całkowite koszty druku (TCO)

Współczynnik TCO obejmuje wszystkie koszty: bezpośrednie, np. cenę zakupu i koszty eksploatacji na stronę, oraz pośrednie, w tym konserwację, wymianę materiałów eksploatacyjnych, takich jak kasety, korzystanie z nośników do drukowania, administrowanie maszyną i koszty zasilania. W organizacjach, gdzie drukuje lub kopiuje się wiele materiałów, koszt materiałów eksploatacyjnych może drastycznie wzrosnąć, szczególnie tam, gdzie dość drogie kasety zawierające bęben, utrwalacz i toner trzeba często wymieniać i wyrzucać. Dlatego warto zwracać uwagę na takie rozwiązania, w których bęben i toner umieszczone są oddzielnie i regularnie wymieniać należy jedynie toner, a nie całą kasetę.

Przykładem mogą być tu urządzenia firmy Kyocera pracujące w technologii Ecosys. Warto przypomnieć rekordowy model FS-2020D, który swego czasu w naszych testach uzyskiwał nawet 5-krotnie niższe TCO od innych drukarek z tej samej klasy.

Kolorowe lasery drukują taniej

Pozbawione faksu, skanera i opcji kopiowania kolorowe drukarki laserowe zajmują mniej miejsca od swoich wielofunkcyjnych odpowiedników, są od nich tańsze, a cena jest w niektórych przypadkach tylko nieznacznie wyższa od urządzeń atramentowych. O wyborze kolorowej drukarki laserowej może obok atrakcyjnej ceny zdecydować mniejszy pobór mocy (w trybie oczekiwania od 12 do 40 W) oraz aż dwukrotnie niższe niż w przypadku wielofunkcyjnych drukarek laserowych koszty wydruków czarno-białych (zbliżone do drukarek atramentowych). Małe gabaryty kolorowych „laserów”, solidna konstrukcja oraz port LAN w standardzie pozwalają wskazać takie urządzenia jako idealne drukarki do małych i średnich firm.

1. Ricoh Aficio SP C430DN (cena: 5130 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 4,2 grosza, strona kolorowa: 19,8 grosza

zużycie energii: oczekiwanie: 29,7 W, stan spoczynku: 3,3 W

2. Kyocera FS-C5250DN (cena: 1560 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 5,5 grosza, strona kolorowa: 33,3 grosza

zużycie energii: oczekiwanie: 13,1 W, stan spoczynku: 4,8 W

3. Oki C610dn (cena: 2110 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 5,9 grosza, strona kolorowa: 38,3 grosza

zużycie energii: oczekiwanie: 17,1 W, stan spoczynku: 12,8 W

4. Kyocera FS-C5150DN (cena: 1080 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 5,9 grosza, strona kolorowa: 40,0 groszy

zużycie energii: oczekiwanie: 12,0 W, stan spoczynku: 3,7 W

5. Canon i-Sensys LBP7750Cdn (cena: 2160 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 6,7 grosza, strona kolorowa: 36,6 grosza

zużycie energii: oczekiwanie: 41,3 W, stan spoczynku: 16,6 W

Magia czerni i bieli

Ciekawą alternatywę dla kolorowych drukarek laserowych stanowią ich monochromatyczne odpowiedniki. Zachowując podobne gabaryty, oferują zbliżone koszty wydruków, a cena urządzeń jest niższa nawet o kilkaset złotych. Wyposażone w port LAN sprawdzą się w małej i średniej firmie. Zaoszczędzimy również na kolorowych tonerach, unikając przypadkowego wysłania na drukarkę kolorowego wydruku – czarno-biały laser przeniesie obraz na papier w odcieniach szarości.

1. Xerox Phaser 3600N (cena: 1910 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 5,4 grosza

zużycie energii: stan spoczynku: 6,3 W

2. Canon i-Sensys LBP6750dn (cena: 1820 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 5,4 grosza

zużycie energii: stan spoczynku: 4,2 W

3. Kyocera FS-1320D (cena: 680 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 5,9 grosza

zużycie energii: stan spoczynku: 4,2 W

4. Lexmark E460dn (cena: 2700 zł)

koszty druku: strona czarno-biała: 6,0 groszy

zużycie energii: stan spoczynku: 10,7 W

5. Oki B431dn (cena: 420 zł)

koszty druku: strona czarno-biała:6,4 grosza

zużycie energii: stan spoczynku: 6,3 W

Najoszczędniejsza opcja: PDF zamiast wydruku

Koszty obiegu dokumentów w postaci wydruków pochłaniają od 3 do 15 proc. przychodów firm. Prócz wyboru dostosowanego do potrzeb firmy urządzenia możemy oszczędzać, wprowadzając np. wirtualny obieg dokumentów w postaci plików PDF (darmowa aplikacja PDFCreator tworzy w systemie wirtualną drukarkę zapisującą dowolny dokument jako PDF) oraz drukując dokumenty dwustronnie.

Zdjęcie drukarki drukującej banknoty pochodzi z serwisu Shutterstock.

Chcesz być na bieżąco z CHIP? Obserwuj nas w Google News