SharePoint – przydatny składnik pakietów Office 365 i Microsoft 365

Mamy wrażenie czasami, że pakiety biurowe proponowane przez Microsoft są zdecydowanie niedoceniane. Każdy zna Worda i Excela, niektórzy korzystają z PowerPointa. Powodzeniem cieszą się Teams, ale SharePoint jest już mniej znany. A szkoda, bo ta aplikacja znakomicie ułatwia pracę mniejszych i większych grup roboczych.

SharePoint tworzy wirtualny obszar roboczy. Każda osoba w zespole może stworzyć zadanie, a następnie zaprosić współpracowników, by przyłączyli się do wspólnej pracy. Ważne jest to, że tylko osoby zaproszone mają dostęp do gromadzonych w ramach pracy dokumentów.

Edycja dokumentów w chmurze

SharePoint wykorzystuje tę samą synchronizację, co Microsoft OneDrive. To sprawia, że dokumenty zapisywane są w chmurze w tym samym momencie. Dzięki temu każdy członek zespołu zawsze posiada aktualne pliki. Dodatkowo dokumenty są przechowywane na serwerze SharePoint. Członkowie mogą dzielić zadania lub sekcje, a oprogramowanie łączy spójnie cały dokument w trybie online. W praktyce część osób może być dostępna online, część lokalnie, a i tak będą się nawzajem widzieć. Dodatkowo można wybrać foldery i pliki, które nie będą zajmować miejsca na dysku, ale będą widoczne i gotowe do pobrania.

Reklama

Korzystając SharePointa osoba zarządzająca projektem dostaje do dyspozycji narzędzia, które w wygodny sposób pozwalają na przypisanie zadań pracownikom. Takie rozwiązanie sprawdza się, jeśli w projekcie uczestniczy kilka osób i wymaga on ukończenia poszczególnych etapów w ustalonej kolejności.

Wspólny kalendarz, notatnik i czat

Poza SharePointem użytkownicy mają do dyspozycji pozostałe, dostępne w ramach Office 365 czy Microsoft 365, narzędzia wspierające codzienną pracę. W ramach grupy użytkownicy mogą korzystać ze wspólnego kalendarza czy notatnika, które systematyzują współpracę i zapewniają szybki dostęp do informacji zawsze, gdy jest taka potrzeba. Otrzymują też dostęp do OneNote’a, Yammera czy popularnego Skype’a for Business, które pomagają w dyskusjach i śledzeniu postępów pracy. Do prezentacji ich wyników pomocny jest PowerPoint i Sway.

Jednym z nowszych narzędzi, który poza platformą SharePoint wspiera pracę w zespole, jest Microsoft Teams, od niedawna dostępny też w formie testowej. Rozwiązanie stanowi centrum współpracy, oferując w jednym miejscu dostęp do czatu, spotkań online, połączeń, plików i aplikacji w Microsoft 365.

– Systematyczność, rozwój, sprawne zarządzanie zespołem – bez tego trudno o efekty. Sukces to wyzwanie, ale w dążeniu do niego warto korzystać z narzędzi, które ułatwią jego osiągnięcie. Rozwiązania chmurowe, takie jak Office 365 czy Microsoft 365 pozwalają pracować na własnych zasadach, bez ograniczeń, z każdego miejsca i urządzenia – podsumowuje Daniel Kaczmarczyk z firmy Senetic, która jest Partnerem Roku Microsoft w segmencie MŚP.