Outsourcing IT, czyli właściwie co?

Fot. Pixabay
Niby każdy wie, czym jest outsourcing usług IT, ale gdy rozpoczyna się dyskusja o szczegółach, ze znajomością tematyki bywa już różnie. Redakcja CHIP korzysta z usług outsourcingowych, dlatego postanowiliśmy Wam przybliżyć jak to wygląda w praktyce.

Słowo outsourcing pada w branży technologicznej dość często. ITC to jeden z najszybciej rozwijających się sektorów gospodarki. Nic zatem dziwnego, że firmy, szczególnie te mniejsze, nie są w stanie nadążyć za zmianami, zaadoptować się do nich, czy też po prostu zwyczajnie ich na to nie stać. Samo pojęcie outsourcing pochodzi oczywiście z języka angielskiego, od słów „outside-resource-using”, czyli wykorzystanie zewnętrznych zasobów.

Outsourcing sprawdza się w każdej skali

Ktoś, kto prowadzi niewielką firmę nie zawsze (raczej rzadziej niż częściej) jest w stanie zająć się wszystkimi niezbędnymi aspektami biznesu: księgowością, wsparciem technicznym, infrastrukturą IT, pomocą techniczną itp. Jeśli więc np. prowadzisz jednoosobową działalność, ale za dokumentację księgową, podatkową i stosowne rozliczenia odpowiada księgowa, to znaczy, że właśnie korzystasz z outsourcingu.

Reklama

Przekazanie zewnętrznej firmie niektórych zadań pozwala skupić się na meritum prowadzonej działalności. Dotyczy to zarówno małych podmiotów, czego przykład daliśmy wyżej, ale również wielkich korporacji. Już w 1923 roku Henry Ford stwierdził, że „jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my.” To doskonale oddaje ideę outsourcingu.

Outsourcing IT – bo fachowców jest po prostu za mało

Wspomnieliśmy wcześniej, że sektor technologiczny to jedna z najszybciej rozwijających się gałęzi gospodarki na całym świecie. Tyle, że technologia wdziera się dziś do każdego rodzaju działalności. Trudno sobie wyobrazić dziś sprawne funkcjonowanie firmy pozbawionej choćby jednego komputera. Równie trudno wyobrazić sobie, by każdy przedsiębiorca dysponował szeroką wiedzą informatyczną i sam dbał o sprzęt, oprogramowanie czy bezpieczeństwa danych we własnym zakresie.

Sam nie zapanujesz nad wszystkim, warto dać się wyręczyć (fot. lukasbieri/Pixabay).

Według danych Centralnego Ośrodka Informacji Gospodarczej, w Polsce funkcjonuje ok. 2 milionów podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Co prawda już w połowie 2015 roku Główny Urząd Statystyczny szacował liczbę firm oraz osób prowadzących zarejestrowaną działalność gospodarczą na ponad 4 miliony, ale statystyki GUS nie rozróżniały podmiotów aktywnych i działalności, których funkcjonowanie zostało zawieszone, czy wręcz zakończyły działalność, ale informacja o tym nie dotarła do GUS.

Jednak nawet 2 miliony to potężna liczba. Czy jest jakaś szansa, by każda z tych firm miała swojego informatyka czy programistę? Żadnych. W 2018 roku popularny wśród programistów serwis Stack Overflow opublikował coroczne statystyki (zainteresowanych odsyłam do wyników raportu Developer Survey Results 2018), według których na całym, zaludnionym przez blisko 7,5 miliarda ludzi świecie działa 20 milionów profesjonalnych programistów i niemal wszędzie jest ich za mało. OK, można twierdzić, że przecież programiści nie są potrzebni każdej firmie, ale przydałby się ktoś, kto reprezentowałby sobą dział IT nawet w najmniejszej organizacji.

Korzyści dla każdej ze stron

Brak wykwalifikowanych pracowników na rynku pracy – szczególnie w zakresie nowych technologii (techników, programistów, informatyków, administratorów IT itp.) powoduje, że nawet gdy firmie uda się pozyskać odpowiednio kompetentny zespół, to jego utrzymanie może być bardzo kosztowne. Przy braku fachowców, koszt ich zatrudnienia rośnie. Z kolei utrzymywanie takiego działu i niewykorzystywanie go w pełnym wymiarze to marnotrawstwo. Dlatego coraz częściej firmy decydują się na współpracę z zewnętrznym podmiotem specjalizującym się w konkretnej dziedzinie lub technologii, posiadającym ponadto własne zaplecze wykwalifikowanych techników. Taką firmą jest m.in. Onex Group. Dlaczego wspominamy właśnie o nich? Ponieważ sami z ich usług korzystamy, więc najpełniej będziemy mogli wam przedstawić zalety outsourcingu bazując nie na suchych informacjach, lecz również na naszych własnych doświadczeniach.

Dlaczego wybraliśmy właśnie tę firmę? Poszukiwaliśmy rozwiązania, które pozwoli połączyć outsourcing IT z usługami wdrożeniowymi dotyczącymi oprogramowania, z którego korzystamy w naszej codziennej pracy. My – o czym już wielokrotnie wspominaliśmy w poprzednich publikacjach – korzystamy z oprogramowania firmy Microsoft (biznesowej wersji Office 365), dlatego zależało nam na wyborze partnera outsourcingowego dobrze znającego technologie tej firmy i mającego odpowiednie kompetencje. Onex Group to firma działająca na polskim rynku od 2005 roku i początkowo działała przede wszystkim właśnie jako dostawca rozwiązań Microsoft. Nie bez znaczenia dla nas było to, że firma ta zna i rozumie realia pracy w biznesie wydawniczym, gdyż sama zajmuje się publikowaniem online. Z pewnością bardziej zaawansowani użytkownicy różnych wersji Windows znają serwis CentrumXP – tak, to właśnie Onex.

Znany użytkownikom Windows, serwis CentrumXP prowadzony jest właśnie przez Onex Group.

Wybierając firmę outsourcingową dla rozwiązań IT powinniśmy zwrócić uwagę nie tylko na same usługi przez nią świadczone, ale także zakres potwierdzonych kompetencji fachowców zatrudnianych przez dany podmiot, któremu chcemy przekazać dbałość i część struktury naszej własnej firmy. Warto przyjrzeć się, czy dana firma ma stosowne certyfikaty i wyróżnienia nadane jej przez większy podmiot, z którego usług i rozwiązań technologicznych chcemy codziennie korzystać. W przypadku Onex Group naszą uwagę zwrócił fakt, że firma ta jest oficjalnym partnerem Microsoft, wyróżnionym przez korporację Satyi Nadelli oznaczeniem „2017 Partner of the Year Finalist Small & Midmarket Cloud Solutions Award”. Nie chodzi przy tym o to, by sugerować Wam, że Onex Group to „najlepsza firma pod Słońcem” – nieuczciwe byłoby sugerowanie czegoś takiego, bo tego po prostu nie wiemy – możemy jedynie oceniać w ramach własnych doświadczeń, a te są pozytywne. Chcemy natomiast uświadomić, jakim aspektom należy się przyglądać, poszukując kompetentnego partnera outsourcingowego przy planowaniu własnego biznesu.

Onex Group jest oficjalnym partnerem Microsoftu.

Przyłóż się do umowy i negocjuj

Zakres usług świadczonych przez konkretną firmę oustourcingową na rzecz zleceniodawcy jest ustalany i normowany podpisywaną pomiędzy konkretnymi podmiotami umową. I tak, klienci firm outsourcingowych mają możliwość wyboru, z czego chcą skorzystać, a negocjacje są jak najbardziej wskazane. Na przykład Onex Group prowadzi działalność outsourcingową w takich dziedzinach jak: software house, wsparcie techniczne i helpdesk, audyty bezpieczeństwa danych firmy, korzystającej z usług w chmurze, poprzez wdrażanie technologii Microsoft w małych i średnich przedsiębiorstwach oraz pomoc w migracji danych do chmury Microsoftu.

Reklama

Software house to usługi i rozwiązania kierowane do biznesu. Jeśli firma oferuje taką usługę, to znak, że dysponuje również zapleczem programistycznym i w zależności od potrzeb potencjalnego klienta jest w stanie wykonać na zlecenie system CRM, CMP, ERP, opracować witrynę firmową, portal informacyjny, prowadzić fora internetowe, rozwiązania e-commerce czy choćby opracować zwykłą stronę typu landing page. Tak naprawdę zakres tworzonych rozwiązań – gdy firma oustourcingowa dysponuje własnym zespołem programistycznym – jest dowolny, ograniczony jedynie wyobraźnią przedsiębiorcy – klienta. Oczywiście pamiętajmy, by ta wyobraźnia nie wyniosła nas zbyt daleko w zleceniach, bo godziny pracy programistów kosztują. Niemniej elastyczność opracowywanych rozwiązań będzie w tym przypadku zaletą.

Warto sprawdzić, czy firma, z której chcecie korzystać oferuje np. usługi Software House.

Kolejna rzecz to helpdesk i wsparcie techniczne, czyli usługa świadczona dla firm, które nie chcą, nie mają potrzeby, bądź po prostu uważają za nieopłacalne utrzymywanie własnego działu IT. Helpdesk to wariant tańszy i prostszy, polega po prostu na tym, że w każdej chwili (helpdesk powinien działać w trybie 24/7, czyli całą dobę przez 7 dni w tygodniu) możemy zgłosić się z problemami takimi jak awarie aplikacji, administrowanie systemami, konfiguracje sprzętu i oprogramowania, zarządzanie licencjami itp. Natomiast wsparcie techniczne to odpowiednik pełnego działu IT w firmie, oprócz helpdesku otrzymujemy profesjonalne doradztwo. W tym również pomoc specjalistów, którzy przyjeżdżają do firmy klienta i sprawują opiekę nad całym zapleczem IT w danej jednostce.

Na koniec pamiętaj – jeżeli prowadzisz, bądź planujesz założyć własny biznes i chcesz skorzystać z outsourcingu IT, zawsze powinieneś bardzo precyzyjnie określić swoje potrzeby. Wbrew pozorom nie jest to zadanie łatwe. Ale warto podjąć ten trud. Dobrze określone potrzeby oznaczają po prostu lepiej wydane pieniądze. Zawsze też opłaca się negocjować. Negocjacje to po prostu rozmowy, których celem jest nie tylko dogadanie ceny za daną usługę (wielu niestety myli negocjacje ze zwykłym targowaniem się), ale przede wszystkim szansa na to, że obie strony wzajemnie się zrozumieją. Ty sprecyzujesz swoje potrzeby, a firma outsourcingowa zaoferuje właściwe zasoby, których ty potrzebujesz – tak aby żadna złotówka, czy godzina czyjejś pracy nie została zmarnowana z powodu braku zrozumienia. | CHIP