Podpis elektroniczny – jakie praktyki najlepiej sobie wypracować?

Akcja partnerska

Postępujący proces globalizacji sprawia, że coraz więcej firm działa w różnych miejscach, często w odległych częściach świata. Zdarza się, że pracownicy jednego oddziału pracują w innej strefie czasowej i innym kontynencie. Oczywiste jest wtedy, że obrót fizycznymi dokumentami jest mocno utrudniony i że dużo wygodniejszym rozwiązaniem, jest przesyłanie ich w formie elektronicznej. Często dokument musi być podpisany. Tutaj na scenę wchodzi podpis elektroniczny, który działa tak jak podpis fizyczny, z tą różnicą, że nie wymaga długopisu i kartki.

Rozwiązanie to pozwoliło w wygodny i szybki sposób prowadzić międzynarodowy biznes. Czy jednak korzyści płynące z tego rozwiązania muszą być zarezerwowane dla międzynarodowych korporacji? Pandemia koronawirusa pokazała, że nawet mieszkając w tym samym mieście, w którym mieści się siedziba firmy wygodniej i produktywnej jest czasem pracować na odległość i przesyłać dokumenty elektronicznie.

Dlatego nie dziwi nas, że coraz to więcej firm, korzysta z podpisu elektronicznego. Właśnie dla nich przygotowaliśmy listę 4 praktyk, które usprawnią korzystanie z podpisu elektronicznego i pozwolą w pełni wykorzystać jego potencjał.

Od pierwszego dnia korzystaj z szablonów

Jedną z potencjalnych zalet podpisu elektronicznego jest fakt, że nie musisz tworzyć nowego dokumentu za każdym razem, kiedy chcesz go dać do podpisania nowej osobie. Kiedy już stworzysz jedną umowę, kontrakt, czy inny dokument, możesz go bez końca wysyłać kolejnym osobom do podpisania.

Aby jednak móc to zrobić, musisz stworzyć szablon. Dlatego pamiętaj, że kiedy tworzysz nowy dokument, zapisz go najpierw jako szablon. Praktyką, którą chcemy ci polecić, jest zapisywania tak wszystkich dokumentów, nawet jeśli tworzony przez ciebie dokument ma być jednorazowy. W przyszłości może się on bowiem okazać jeszcze potrzeby i taki szablon oszczędzi ci sporo niepotrzebnej pracy.

Sprawdzaj zabezpieczenia

Wiele osób myśli, że podpis elektroniczny jest mniej bezpieczny od jego fizycznego odpowiednika. Jednak nic bardziej mylnego. Jest wręcz przeciwnie. Podpis elektroniczny sprawdza się idealnie, kiedy na szali jest bezpieczeństwo i zgodność. Dokument elektroniczny jest mniej razy kopiowany, drukowany i skanowany, przez co zmniejsza się ilość okazji, podczas których może trafić w niepowołane ręce.

Aby twoje dokumenty mogły być jednak bezpieczne, musi zostać spełniony jeden, podstawowy warunek. Oprogramowania podpisu elektronicznego musi być stworzone z zachowaniem odpowiednich norm bezpieczeństwa. Dlatego zanim zdecydujesz się na nawiązanie współpracy z jakąś firmą i zdecydujesz się kupić ich produkt, sprawdź z jakich zabezpieczeń korzystają. Jako wzór do naśladowania możesz wziąć elektroniczne podpisywanie dokumentów od Yousign.com.

Przenieś archiwum do świata wirtualnego

Przechowywania firmowych dokumentów w formie cyfrowej jest wygodniejsze, tańsze oraz co najważniejsze bezpieczniejsze, niż utrzymywanie fizycznego archiwum. Dlatego ważne jest, aby szybko przejść proces transformacji i od samego początku wszystkie dokumenty zapisywać w formie cyfrowej.

Pojawia się jednak pytanie, co zrobić ze starymi, fizycznymi dokumentami? Na szczęście je też można stosunkowo łatwo przenieść do wirtualnego archiwum. Część programów do podpisu elektronicznego posiada funkcję pozwalającą na edytowania plików PDF, word czy nawet zdjęć i umieszczanie na nich wirtualnego podpisu. Dlatego wystarczy, że zeskanujesz, czy nawet zrobisz zdjęcie starego dokumentu i możesz go używać z podpisem elektronicznym.

Od tego momentu taki dokument będzie miał dodatkową funkcję. Za każdym razem, kiedy ktoś go podpisze, pojawi się jego elektroniczna kopia, która będzie spokojnie czekała na wypadek sytuacji, w której trzeba będzie do niego wrócić .

Poinformuj klientów i współpracowników

Korzystanie z fizycznych dokumentów i tradycyjnych podpisów wiąże się z tym, że trzeba ręcznie pilnować, czy aby na pewno wszystko jest podpisane. Zabiera to mnóstwo czasu, powoduje niepotrzebne napięcia i doprowadza do potencjalnie niebezpiecznych sytuacji.

Również w tym wypadku wirtualny podpis może być wybawieniem. Automatyczny system sprawdzał będzie, czy wszystkie wymagane dokumenty są podpisane i poinformuje, kiedy będzie się zbliżał termin podpisania.

System taki ma również możliwość informowania bezpośrednio klientów i współpracowników o dokumencie do podpisania. Dzięki podpisowi elektronicznemu mogą oni podpisać go z poziomu komputera, tabletu, czy nawet smartfona. Takie rozwiązanie znacznie ułatwia pracę, poprawia bezpieczeństwo i przyśpiesza cały proces.

Aby mogło jednak do tego dość, twoi klienci i współpracownicy muszą być świadomi tej możliwość. Dlatego ostatnio praktyką, jaką chcemy ci podpowiedzieć w tym krótkim artykule, jest informowanie od momentu wprowadzenia podpisu elektronicznego o jego możliwościach, bezpieczeństwie i tym, jak może on ułatwić i przyspieszyć pracę całej firmy.

Podsumowanie

Podpis elektroniczny to nowoczesne rozwiązanie. Jak często z nowościami bywa, jest przez wiele osób traktowany z dystansem. Naszym zdaniem całkowicie niesłusznie. Pozwala uprościć i przyśpieszyć wiele procesów w firmie, a co więcej poprawia bezpieczeństwo. Dlatego szczerze zachęcamy do bliższego przyjrzenia się tej technologii i skorzystania z naszych wskazówek, kiedy już zdecydujesz się na skorzystanie z podpisu elektronicznego.

Materiał powstał we współpracy z Yousign.