Wiele osób uważa, że dobrej jakości pliki PDF można uzyskać tylko przy użyciu kosztującego około 1800 zł programu Adobe Acrobat. Okazuje się jednak, że wiele darmowych aplikacji sprawdza się niemal równie dobrze. Na rynku dostępnych jest sporo narzędzi będących alternatywą dla oryginału stworzonego przez Adobe, za które nie trzeba płacić ani grosza. Większość z nich jest do siebie bardzo podobna, gdyż stworzono je na bazie rozpowszechnianego na licencji Open Source silnika Ghostscript. Jedyne różnice dotyczą interfejsu użytkownika.
W artykule zawarte są przydatne porady: gdy z nich skorzystamy, nasze dokumenty nie tylko nie zajmą wiele miejsca, ale też zachowają atrakcyjny wygląd. Odpowiadamy również na pytania dotyczące konwersji, a na koniec pokazujemy, jak skutecznie zabezpieczyć pliki PDF przed nieautoryzowanym dostępem.
2. Pliki w jakich formatach można przekształcać w PDF-y bez konieczności używania aplikacji komercyjnych?
Po zainstalowaniu darmowego narzędzia PDFCreator ze strony download.chip.eu, możemy utworzyć plik PDF z dokumentu w dowolnym formacie. Jedynym warunkiem jest, by aplikacja, w której otwieramy dokument, miała funkcję drukowania.
3. Do jakich celów nadają się dostępne wersje standardu PDF?
Różne wersje formatu PDF umożliwiają korzystanie z różnych funkcji dodatkowych. Oczywiście najefektywniejszą kompresję i najskuteczniejsze zabezpieczenie plików zapewnia najnowszy standard PDF 1.7. Niestety, pliki zapisane w tym standardzie można otwierać jedynie za pomocą aktualnej wersji czytnika Adobe Reader.
Ponieważ nadal często korzysta się – zwłaszcza w firmach – ze starszych edycji tego programu, bezpieczniej będzie wybrać standard PDF 1.5, aby mieć pewność, że odbiorcy zdołają odczytać przesłany im plik. Jeżeli jednak wiemy, że odbiorcy zdołają odczytać przesłany im plik. Jeżeli jednak wiemy, że dysponują oni najnowszą wersję Adobe Readera, zdecydujmy się na PDF 1.7.
4. Co zrobić, jeśli darmowe programy nie sprostają naszym potrzebom?
Skomplikowane elementy graficzne i długie teksty z tabelami mogą okazać się zbyt dużym wyzwaniem dla darmowych kreatorów PDF. Jednak nawet wówczas nie musimy od razu decydować się na drogiego Adobe’a Acrobata. Już za około 200 zł możemy nabyć konkurencyjne aplikacje, niemalże tak samo dobre jak oryginał. Spośród nich godne polecenia jest narzędzie PDF Create 6 firmy Nuance (ok. 140 zł, informacje: www.nuance.com). Program przewyższa konkurentów pod względem szybkości i bardzo rzadko popełnia błędy podczas konwersji.
Alternatywa to usługa internetowa udostępniona przez Adobe’a – na stronie createpdf.adobe.com możemy przekształcać różne pliki w PDF-y za pomocą silnika Acrobat. Pierwsze dokumenty stworzymy za darmo, później będzie trzeba płacić około 30 zł miesięcznego abonamentu.
5. Czy można połączyć wiele plików PDF w jeden dokument?
Mamy kilka dokumentów PDF i chcielibyśmy połączyć je w jedną całość? Nic prostszego, wystarczy skorzystać z darmowego programu PDF Blender. Zainstalujmy narzędzie i otwórzmy je, następnie wciśnijmy przycisk »Add files…« i zaznaczmy wszystkie pliki PDF, które chcemy połączyć. W polach »Destination Direktory« i »Destination Filename« określamy, gdzie i pod jaką nazwą ma być zapisany nowy plik. Kolejność poszczególnych elementów możemy zmienić za pomocą przycisków »Move Up« i »Move Down«, zaś klikając przycisk »Blend«, utworzymy nowy plik.
6. Czy można przekonwertować plik PDF z powrotem do formatu Microsoft Word?
Prosta konwersja plików PDF do formatu edytowalnego za pomocą programu Word nie jest możliwa. Wyjściem okazuje się skorzystanie z programu do rozpoznawania tekstu pisanego. Takie narzędzia analizują układ treści, obrazy i tekst w pliku PDF i na tej podstawie tworzą dokument programu Word.
Niestety, nie jest możliwe idealne odwzorowanie oryginalnego dokumentu – problemy pojawiają się zwłaszcza w przypadku plików o skomplikowanym formatowaniu, z zachodzącymi na siebie elementami lub nietypowymi kolorami. Nawet konwersja z użyciem oryginalnego narzędzia Adobe’a może wiązać się z ręcznym naniesieniem poprawek. Ponieważ przekształcenie formatu PDF w zgodny z edytorem Word jest bardzo skomplikowane, nie są dostępne żadne darmowe narzędzia do tego celu. Do wyboru mamy kilka płatnych aplikacji – niekoniecznie musi to być drogi Adobe Acrobat. Najlepszą alternatywą jest PDF Converter Professional 6 (informacje: www.nuance.com, ok. 300 zł).
7. Jak zachować dobrą jakość obrazów w pliku o niskim rozmiarze?
Obrazy umieszczone w dokumentach często znacznie zwiększają ich wielkość. Jednak mały rozmiar pliku nie musi wiązać się z niską jakością jego elementów graficznych. Do konwersji możemy użyć na przykład darmowego narzędzia – PDFCreatora. Niezależnie od tego, jaki program wybierzemy, procedura zwykle jest podobna. Jak dobrać odpowiednie ustawienia, pokażemy na przykładzie prezentacji programu PowerPoint.
Najpierw zainstalujmy program PDFCreator. Następnie kliknijmy prawym przyciskiem myszy na interesującej nas prezentacji i z menu kontekstowego wybierzmy polecenie »Twórz PDF i bitmapę za pomocą PDFCreator«. W oknie dialogowym, które zostanie wyświetlone, wciśnijmy przycisk »Opcje«. W lewej części okna kliknijmy »Formaty | PDF«. Z listy »Zgodność z:« najlepiej wybierzmy »Acrobat 5«.
W zakładce »Kompresja« możemy zmienić ustawienia wpływające na końcową wielkość pliku. Optymalne ustawienia zależą od tego, w jaki sposób chcemy wykorzystać nasz dokument PDF. Z myślą o wyświetlaniu go na monitorze lub projektorze zmieńmy parametry następująco: w polach »Kolorowe obrazy« i »Obrazy w skali szarości« wskażmy jakość »Wysoka-JPEG«, dla pola »Obrazy monochromatyczne« wybierzmy »CCITT«. Następnie aktywujmy funkcję »Resample« dla wszystkich trzech typów obrazów i wprowadźmy dla opcji: »Kolorowe obrazy« parametr »75«, »Obrazy w skali szarości« – »150«, »Obrazy monochromatyczne« – »300«. Takie ustawienia, co prawda, zwiększą nieco rozmiar pliku, ale uzyskamy wyższą jakość elementów graficznych czarno-białych lub w skali szarości.
Następnie w zakładce »Kolory | Opcje kolorów« zaznaczmy pole wyboru »Konwertuj obrazy z CMYK-u na RGB«. W efekcie program zapisze wszystkie obrazy, których informacje o kolorach zostały zakodowane w standardzie CMYK, w przestrzeni barw RGB. Przy ich opisie zostanie zatem wykorzystany o jeden kanał barwny mniej, dzięki czemu oszczędzimy miejsce na dysku. W zakładce »Czcionki« aktywujmy jeszcze opcję, dzięki której PDFCreator wbuduje w plik PDF wykorzystane w nim kroje pisma. Zaletą opisanego rozwiązania jest gwarancja poprawnego wyświetlania prezentacji na dowolnym komputerze, również takim, na którym brakuje odpowiednich czcionek. Dzięki temu zostanie zachowany prawidłowy wygląd slajdów. Ale uwaga – udostępnianie bez ograniczeń pliku PDF z załączonymi czcionkami może wiązać się ze złamaniem umowy licencyjnej: niektórzy twórcy czcionek zabraniają umieszczania ich w dokumentach. Niezgodne z licencją wykorzystanie czcionek jest traktowane na równi z komputerowym piractwem. Na koniec dwukrotnie kliknijmy »Zapisz«, by stworzyć skompresowany plik PDF.
Jeśli nie chcemy optymalizować naszego pliku PDF z myślą o wyświetlaniu na komputerowym monitorze, ale przygotować wysokiej jakości wydruk, po prostu skorzystajmy ze standardowych ustawień.
8. Jak skorygować drobne błędy?
Co zrobić, gdy chcemy dodać tekst do wcześniej utworzonego pliku PDF lub szybko poprawić zauważoną literówkę? Wtedy darmowe programy nam nie pomogą – będzie potrzebna aplikacja komercyjna. Stosunkowo niedrogi jest PDF Editor (informacje: www.cadkas.com, cena ok. 300 zł). Za jego pomocą szybko i łatwo poprawimy niewielkie błędy.
9. Jakie zabezpieczenie pliku PDF jest najskuteczniejsze?
Gdy tylko utworzymy plik PDF za pomocą narzędzia PDFCreator, pojawi się okno wyboru opcji. Kliknijmy w nim »Ustawienia | Formaty | PDF«. W zakładce »Zabezpieczenia« zaznaczmy pole wyboru »Używaj zabezpieczeń«. Następnie z listy »Poziom szyfrowania« wybierzmy »Wysoki«. W ramce »Hasła« zaznaczmy pole »Do otworzenia dokumentu wymagane jest hasło«. W ten sposób upewnimy się, że tylko osoby znające hasło będą mogły przeczytać nasz dokument. W ramkach »Zabroń użytkownikowi« i »Dostęp rozszerzony« znajdziemy dodatkowe ustawienia zabezpieczeń pliku PDF – po prostu zaznaczmy te działania, na które nie chcemy pozwolić użytkownikom pliku.
O krok dalej poszli twórcy narzędzia PDF-Control 2.0. Plik PDF jest zapisywany na specjalnym kluczu USB, który przy próbie otwarcia dokumentu łączy się z Internetem i szuka na serwerze jego najnowszej wersji. Ten sam serwer, udostępniany przez usługodawcę, umożliwia zarządzanie uprawnieniami. Koszt rozwiązania to około 2 zł za jeden klucz USB.
10. Czy można odzyskać utracone hasło?
Specjalnym programom, takim jak Advanced PDF Password Recovery (www.elcomsoft.com, cena ok. 200 zł), odszyfrowanie hasła zajmuje zwykle kilka sekund. Jeżeli jednak zabezpieczymy nasz dokument zgodnie z procedurą opisaną w punkcie 9, złamanie hasła za pomocą narzędzi hakerskich może potrwać nawet kilka miesięcy.
