Oprogramowanie biznesowe: sztuka wyborów

O ile dla użytkowników domowych wybór oprogramowania do komputera nie jest aż tak kluczowy, dla firm ma on decydujące znaczenie. Z jednej strony software wspiera działalność firmy, pomaga w zarządzaniu nią i jej zasobami, ale z drugiej, zakup oprogramowania oznacza koszty. Jest ono jednak niezbędne.

Biuro dla każdego

Wybierając oprogramowanie dla firmy należy zwrócić uwagę na kilka aspektów. Podstawowym są funkcjonalność oraz kompatybilność. Warto wybierać tylko te rozwiązania, które zapewniają swobodę wymiany informacji z innymi programami – m.in. ze względu na korzystanie z popularnych formatów zapisu dokumentów. Przykładem podstawowym jest pakiet biurowy – edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny oraz program do tworzenia prezentacji. Dominacja formatów Microsoftu jest w tym przypadku oczywista, mimo że istnieją inne, równie dobre – np. Open Document. Na szczęście pliki stworzone w pakiecie Office można otwierać w aplikacjach firm trzecich, takich jak darmowy pakiet biurowy LibreOffice lub bezpłatny, stworzony na bazie otwartego kodu pakietu OpenOffice – Lotus Symphony firmy IBM.

Ceny tego rodzaju oprogramowania różnią się, nieraz znacznie. Licencja pakietu Office 2013 dla firm to wydatek około 700-1000 zł. W najnowszej wersji pakietu – Office 365 – Microsoft wprowadził model subskrypcji ze stałą – miesięczną lub roczną – opłatą w wysokości około 204 zł za stanowisko, na którym zainstalowany jest pakiet.

Bezpieczeństwo

Innym aspektem, związanym bezpośrednio z oprogramowaniem dla firm, jest bezpieczeństwo: nie warto na nim oszczędzać. Sprawdzony program antywirusowy, chroniący także przez programami wykradającymi dane, firewall i filtr spamu to absolutna podstawa. Tak samo, jak dobrze pomyślany system kopii bezpieczeństwa kluczowych danych, którymi operuje firma.

Decydując się na oprogramowanie przeciwwirusowe, warto wziąć pod uwagę jego popularność oraz częstość aktualizacji. Przy czym nie należy wybierać rozwiązań dla użytkowników domowych, tylko te dla biznesu. Umożliwiają one bowiem nie tylko zdalne zarządzanie bezpieczeństwem wszystkich komputerów w firmowej sieci z jednego stanowiska administratorskiego, ale też instalację na wielu stanowiskach jednocześnie. Popularne są m.in Symantec EndpointProtection (około 130 zł za licencję) oraz Eset Endpoint Security Client (około 140 zł za roczną ochronę jednego firmowego komputera).

W chmurach

Ponieważ informacje stanowią kapitał, trzeba je chronić i archiwizować. Oprogramowanie do przechowywania dokumentów w bezpiecznej chmurze i umożliwiające grupową pracę nad nimi jest kolejnym elementem budowy firmowej bazy software’u. Swoje rozwiązania oferują zarówno rynkowi giganci – Dropbox, Box, Google i Microsoft – a wybór konkretnego rozwiązania pozostaje w zasadzie kwestią indywidualną. Warto jednak zwrócić uwagę na integrację oprogramowania „chmurowego” z wykorzystywanym systemem operacyjnym. W wypadku polskich firm są to różne wersje Windows, toteż dysk sieciowy Microsoft One Drive wydaje się naturalnym „rozszerzeniem” firmowych zasobów dyskowych.

Kopia danych

Należy również zadbać o archiwizację kluczowych danych, bo – jak głosi informatyczna „mądrość” – są dwa typy ludzi: ci, którzy robią backupy i ci, którzy zaczną je robić. Oczywiście można kopie informacji przechowywać na płytach DVD lub Blu-ray, ale wygodniejsze i bezpieczniejsze jest przechowywanie zaszyfrowanych danych na serwerach operatorów usług backupu. Mają te w swoich ofertach m.in. giganci telekomunikacyjni, np. Orange. W usłudze IT dla firm udostępnia on oprogramowanie do automatycznej archiwizacji zawartości służbowych komputerów i tabletów na „chmurowych” dyskach. Koszt takiego rozwiązania to około 30 zł za 30 GB przestrzeni na sieciowym nośniku. Co ciekawe, Orange w ramach pakietu IT dla firm oferuje również inne, dość ciekawe, rozwiązanie obniżające koszty wyposażenia przedsiębiorstwa w nowoczesne stanowiska komputerowe. W ramach stałego (od 119 zł miesięcznie) abonamentu zapewnia komputery wraz ze skonfigurowanym oprogramowaniem dla firm – systemem Windows 7 lub 8, pakietem biurowym, pocztą e-mail dla biznesu, narzędziami do pracy w chmurze oraz zabezpieczeniami antywirusowymi i pełnym serwisem technicznym.

Oczywiście, biznesowy software jest pojęciem o wiele szerszym, jednak wspomniane programy i usługi stanowią absolutne minimum niezbędne do sprawnego funkcjonowania firmy w cyfrowych czasach. Planując jej informatyzację można pokusić się o wdrożenie rozwiązań telekomunikacyjnych, takich jak internetowa telefonia (choćby popularny Skype) oraz mechanizmy monitorowania położenia i wykorzystania firmowego sprzętu. I choć oprogramowanie dla biznesu z początku generuje koszty, to dość szybko zwracają się one pod postacią obniżonych kosztów działalności.

Cyfrowe relacje w biznesie

Systemy do zarządzania relacjami z klientami, partnerami handlowymi lub zasobami i księgowością firmy są wykorzystywane coraz chętniej przez polskich przedsiębiorców. Używa ich – według Głównego Urzędu Statystycznego – około 20 proc. firm. Największa dynamika rozwoju tej gałęzi usług IT notowana jest w średnich i dużych przedsiębiorstwach, ale małe powoli również zaczynają się przekonywać do zalet informatyzacji działalności. Najtańsze oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami, typu CRM to wydatek rzędu 380-500 zł za jednego użytkownika rocznie (np. CRM Vision lub OkayCRM). Bardziej zaawansowane systemy kosztują powyżej 20 tys. Podobnie rzecz wygląda w przypadku oprogramowania ERP, które umożliwia prowadzenie i śledzenie m.in. firmowej księgowości, przelewów, ksiąg handlowych i projektów – koszt jednorazowego zakupu licencji na system ERP oraz odpowiednich modułów (np. do zarządzania środkami pieniężnymi spółki lub jej fakturami, albo sklepem internetowym) przekracza nieraz 5-7 tys. zł.

0
Zamknij

Choć staramy się je ograniczać, wykorzystujemy mechanizmy takie jak ciasteczka, które pozwalają naszym partnerom na śledzenie Twojego zachowania w sieci. Dowiedz się więcej.