Koszty druku pod lupą

Drukarka do domu musi być funkcjonalna i ładna, a do firmy – przede wszystkim wydajna i ekonomiczna. Koszty eksploatacji bywają bowiem wielokrotnie wyższe niż cena zakupu sprzętu – szczególnie dotyczy to biur, gdzie drukuje się setki stron dziennie, a tysiące dokumentów miesięcznie. Sprawdzamy, jak wygląda koszt eksploatacji w przypadku różnych modeli drukarek i jak można ograniczyć wydatki.

W skrócie

Nie powinno nikogo dziwić, że nawet w małej, kilkuosobowej firmie, druk kosztuje kilka, czasem nawet kilkanaście tysięcy złotych rocznie. Przy większej liczbie pracowników i w rozproszonej strukturze firmy koszty te wymykają się spod kontroli – mogą to być dziesiątki tysięcy złotych. W takich sytuacjach warto przeprowadzić audyt i ewentualnie wdrożyć odpowiednie rozwiązania druku oraz obiegu dokumentów.

Reguła jest prosta: im tańsza drukarka, tym koszty eksploatacji są wyższe. Dlatego najmniejsze urządzenia laserowe po kilkaset złotych nie nadają się do pracy w miejscach, gdzie powstają tysiące dokumentów. Powodem jest nie tyko wydajność i wytrzymałość, ale właśnie przede wszystkim gigantyczne koszty eksploatacji. Jedna strona kosztuje 15-20 groszy, zatem wydrukowanie 5000 stron miesięcznie to 1000 zł, a rocznie 12 tys. zł.

Znacznie niższe koszty w przeliczeniu na stronę zapewniają urządzenia za około 1000-2000 zł, o których pisałem w materiale „Drukuj szybko i ekonomicznie”. Jednak nawet porównując sprzęt tej samej klasy, można dostrzec istotne różnice w kosztach wydruku. Poniższy wykres obrazuje, jakie są koszty zakupu urządzeń, a jakie koszty późniejszej, rocznej eksploatacji, z wykorzystaniem tonerów o maksymalnej pojemności (najtańszych w przeliczeniu na stronę).

Roczne koszty eksploatacji drukarki kontra cena zakupu sprzętu. Ta ostatnia stanowi średnio poniżej 30 procent całkowitych rocznych kosztów posiadania.

Założeniem jest, że na każdej z drukarek powstaje 5000 stron dokumentów miesięcznie, czyli 250 stron dziennie. Nawet w takim niezbyt ekstremalnym przypadku koszty eksploatacji (toner, bęben, energia elektryczna) znacznie przewyższają cenę brutto urządzenia. Trzeba też pamiętać, że ilość przetwarzanych (i prawdopodobnie również drukowanych) informacji wciąż rośnie.

Cena zakupu sprzętu stanowi mniej niż 30 proc. całkowitych rocznych kosztów posiadania (TCO). W przypadku drukarki takiej jak Oki B512dn (najtańsza na liście) zakup to zaledwie 17 proc. całkowitych kosztów – pozostałe 83 proc. to eksploatacja. Najlepiej pod tym względem prezentuje się Kyocera Ecosys P3055dn. W jej przypadku koszty eksploatacji stanowią 63 proc. TCO.

Poniżej analogiczny wykres dla 3-letniego okresu eksploatacji. W tym przypadku zakup stanowi średnio 15 proc. całkowitych kosztów, natomiast eksploatacja to aż 85 proc. wydatków.

Trzyletnie koszty eksploatacji drukarki kontra cena zakupu sprzętu. W tym przypadku zakup stanowi średnio 15 proc. całkowitych kosztów.

Struktura wydatków

Cena drukarki jest najbardziej wymiernym elementem TCO. Następnie sprzęt trzeba uruchomić, skonfigurować jako urządzenie samodzielne lub pracujące w ramach większego systemu druku, zainstalować sterowniki na komputerach w sieci, przydzielić uprawnienia, przeprowadzić ewentualne szkolenie. Jest to konkretna praca wykonana przez specjalistów. Niestety, oszacowanie kosztu tej pracy jest niezwykle trudne. Z tego powodu pominąłem koszty wdrożenia, ale w rzeczywistości na pewno nie są one zerowe.

Podczas późniejszej eksploatacji wystarczy już tylko dokładać papier, wymieniać toner, ponosić koszty energii elektrycznej. Przy zakładanym obciążeniu 5000 wydruków miesięcznie całkiem łatwo sprawdzić wysokość związanych z tym wydatków. Firma płaci także za administrację sprzętem, ewentualne przeglądy i naprawy, a ostatecznie za utylizację sprzętu. Te wartości też zostały pominięte w obliczeniach.

Samodzielne szacowanie kosztów druku w tabelkach i na wykresach Excela jest proste, ale nie zawsze pokrywa się z rzeczywistością. Statystyki na wydrukach diagnostycznych drukarki nie zgadzają się ze zużyciem tonera, bo przecież nie każdy wydruk ma wzorcowe 5-procentowe zaczernienie. Nie pokrywa się to także ze zużyciem papieru, bo papier też może być wykorzystywany w innych celach.

Dlatego przedsiębiorstwa, które chcą oszacować koszty – choćby po to, by wybrać optymalne rozwiązania – mogą zamówić audyt. Usługi tego typu świadczą firmy oferujące rozwiązania druku i obiegu dokumentów. Efektem audytu są nie tylko informacje dotyczące samego druku, ale także np. rekomendacje związane z organizacją pracy.

Poniżej wykres przedstawiający poszczególne składniki TCO dla dwóch drukarek, przy rocznym okresie eksploatacji. Jak widać, przy mniej „oszczędnych” drukarkach, jak Oki B512dn, główny koszt (niemal połowę TCO) stanowi toner. Przy najbardziej ekonomicznych, jak Kyocera Ecosys P3055dn, największym wydatkiem jest papier – toner jest relatywnie tani, a problem wymiany zespołu obrazującego w zasadzie nie istnieje.

Składniki TCO dla drukarki Oki B512dn (po lewej) oraz Kyocera Ecosys P3055dn (po prawej) w rocznym okresie eksploatacji. Łączna suma kosztów w przypadku drukarki Oki to ponad 7 000 zł podczas gdy eksploatacja Kyocery kosztuje ok. 4650 zł.

Zatem w każdej drukarce mamy dwa elementy, na których warto się skoncentrować: toner oraz papier. Są to wydatki nieuniknione, ale można je optymalizować. W obu przypadkach najbardziej oczywistym rozwiązaniem jest zakup tańszych materiałów.

W przypadku tonerów są to materiały o możliwie największej pojemności (aczkolwiek powyższe wykresy już uwzględniają pojemne tonery), ewentualnie zamienniki. Te ostatnie mogą być wielokrotnie tańsze niż oryginalne, ale nie do każdej drukarki można je kupić. Poza tym mają czasem bardzo wątpliwą jakość – generują więcej kłopotów niż korzyści. Jednak zamiennik ze sprawdzonego źródła może być rozwiązaniem problemu zbyt wysokich kosztów.

Kolejnym kosztem jest papier – zakładam koszt jednej ryzy na poziomie 15 zł (tu znajdziecie najniższe ceny). Druk 5000 stron w skali miesiąca to 10 ryz papieru. Rocznie oznacza to 120 ryz o łącznej cenie 1800 zł brutto. Jeśli jednak uda się znaleźć papier za np. 10 zł (co wcale nie jest takie trudne), w skali roku da to niemałą oszczędność 360 zł.

Na następnej stronie przeczytacie o zyskach z konfiguracji sterowników.

Close

Choć staramy się je ograniczać, wykorzystujemy mechanizmy takie jak ciasteczka, które pozwalają naszym partnerom na śledzenie Twojego zachowania w sieci. Dowiedz się więcej.