Paradoksalnie problem staje się jeszcze bardziej widoczny właśnie teraz, gdy przedsiębiorcy przygotowują się do funkcjonowania w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Bo choć faktury trafiają do cyfrowego świata, wiele innych dokumentów nadal zaczyna swoje życie na papierze. Ktoś musi je zeskanować, uporządkować i wprowadzić do firmowego obiegu, a Epson wie, że to tego potrzebny jest odpowiedni sprzęt, taki jak nowe skanery WorkForce DS-51000WN i DS-71000WN.
KSeF to dopiero początek cyfrowej układanki
Dla większości z nas skaner kojarzy się z urządzeniem wielofunkcyjnym, połączonym z drukarką i obsługującym maksymalnie format A4, bo w sumie w domu nie mamy raczej do czynienia z większymi dokumentami. Inaczej wygląda to w firmach i instytucjach. Działy prawne, placówki medyczne czy urzędy każdego dnia przetwarzają setki dokumentów w różnych formatach, często również A3.
Nowe modele Epson zostały stworzone właśnie z myślą o takich środowiskach. Producent stawia na szybkie skanowanie, obsługę sieciową i możliwość wygodnego korzystania z urządzenia przez wielu pracowników jednocześnie. Do tego dochodzi intuicyjny ekran dotykowy oraz łączność SuperSpeed USB 3.2, dzięki którym sprzęt łatwo wpasowuje się w codzienną pracę biura. Nie chodzi tutaj o dodawanie jakichś innowacji, z których potem i tak nikt nie korzysta. Firma postawiła na najbardziej przyziemnym, a jednocześnie sprawiającym największy problem zadaniu: sprawieniu, by stos dokumentów szybciej zamienił się w uporządkowane pliki.
Jednak sama digitalizacja dokumentów nie kończy się dziś na zeskanowaniu kartki. Coraz częściej chodzi o to, żeby dokument od razu trafił tam, gdzie powinien, czyli do archiwum, systemu księgowego, działu prawnego albo platformy do obiegu dokumentów. Dlatego szczególnie interesująco wygląda model WorkForce DS-71000WN. Epson wyposażył go w platformę Epson Open Platform, która pozwala integrować urządzenie z oprogramowaniem firmy oraz rozwiązaniami zewnętrznych dostawców.
W ten sposób skaner może stać się częścią większego ekosystemu zarządzania dokumentami. A to coraz ważniejsze w czasach, gdy firmy muszą jednocześnie odnaleźć się w nowych regulacjach, takich jak KSeF i zachować porządek w dokumentach, które nadal przychodzą w tradycyjnej formie.
Papier jeszcze długo z nami zostanie
Kiedy patrzymy na nasze codzienne życie, łatwo odnieść wrażenie, że cyfryzacja w zakresie dokumentów zakończyła się dawno. Sama nie pamiętam, kiedy ostatnio musiałam coś drukować czy skanować, bo wszystko odbywa się online. Często nawet zdjęcia do dokumentów można wysyłać już mailem, nie wspominając o umowach, które bez problemu podpiszemy profilem zaufanym.
W firmach, przedsiębiorstwach czy instytucjach wygląda to zupełnie inaczej. Wiele z nich wciąż funkcjonuje pomiędzy dwoma światami — papierowym i cyfrowym. Dlatego urządzenia takie jak nowe skanery Epson nie są dziś zwykłymi akcesoriami biurowymi. To raczej narzędzia pomagające pogodzić oba te światy. Chociaż dokumentów w chmurze przybywa, segregatory i teczki najwyraźniej nie zamierzają jeszcze przechodzić na emeryturę. Nie sądzę też, by stało się to w najbliższym czasie.
