Nowa funkcja umożliwia klientom składanie wniosków o podpisy elektroniczne bez konieczności konwertowania dokumentów do formatu PDF lub opuszczania interfejsu programu Word, co ma znacznie przyspieszyć obieg dokumentów. Pozwala także na tworzenie szablonów podpisów elektronicznych, co przyspieszy zatwierdzanie dokumentów, wyeliminuje etap składania fizycznego podpisu oraz pomoże zachować zgodność z przepisami i bezpieczeństwo w środowisku Microsoft 365.
Microsoft 365 pozytywnie podrasowany
Ta zmiana może poprawić komfort osób pracujących, które muszą dodawać wiele podpisów do dokumentów. Funkcja jest zintegrowana natywnie i nie stanowi rozszerzenia, które należałoby samodzielnie pobierać oraz instalować. Nowość od Microsoftu eliminuje konieczność używania narzędzi innych firm do podpisywania dokumentów, co nie tylko zmniejsza to zależność od innych , ale także sprawia, że produkty Microsoftu są bardziej konkurencyjne w porównaniu z innymi pakietami biurowymi, takimi jak Google Workspace.
Nowa funkcja eSignature jest ściśle zintegrowana z Wordem. Umożliwia bezproblemowe wstawianie pól podpisu do dokumentów i żądanie podpisów innych osób, a wszystko to przy jednoczesnym pozostawaniu w Wordzie. Do funkcji eSignature można uzyskać dostęp w Wordzie, przechodząc do wstążki Wstaw. Gdy wysyłasz prośbę o podpis do kogoś z Worda, odbiorca otrzyma automatycznie wygenerowaną kopię PDF dokumentu Worda do podpisania. Podpisany PDF będzie następnie przechowywany w tej samej lokalizacji SharePoint co oryginalny plik Worda.
Czytaj też: Microsoft 365 ma nowe wymagania co do wprowadzania łatek
Inną funkcją wbudowaną przez Microsoft jest ślad audytu i powiadomienia. Zarówno nadawcy, jak i podpisujący otrzymają powiadomienia e-mail przez cały proces podpisywania. Ponadto możesz przeglądać historię aktywności (ślad audytu) w podpisanym pliku PDF, aby sprawdzić, kto go podpisał i kiedy.
Wdrażanie eSignature odbywa się etapami, więc możesz nie mieć dostępu do tej funkcji od razu. Do jej włączenia potrzebni są administratorzy IT – jeśli któryś zapomni o aktywacji funkcji, może się zdarzyć, że w ogóle nie zostanie włączona.