Od początku 2026 roku ma obowiązywać nowy standard. Nie chodzi tu o kolejną opcjonalną, cyfrową ścieżkę, którą można zignorować. To ma być zasadniczy kanał komunikacji, z którym będą musiały się zmierzyć zarówno instytucje, jak i obywatele. Cały ten proces opiera się na jednym, kluczowym systemie, a jego operatorem została nie byle jaka instytucja, tylko Poczta Polska.
Nowy obowiązek dla urzędów. Korespondencja trafi do skrzynki elektronicznej
Zgodnie z przyjętymi przepisami, większość urzędów będzie zobowiązana wysyłać pisma przede wszystkim przez platformę e-Doręczeń. To zasadnicza różnica w porównaniu z dotychczasowym modelem, gdzie formę przesyłki wybierał nadawca. Teraz priorytet ma ścieżka elektroniczna. Docelowo do systemu mają dołączyć nie tylko urzędy skarbowe czy gminne, ale także kancelarie adwokackie, notarialne oraz firmy.
Platforma nie startuje od zera. Według dostępnych danych, korzysta z niej już blisko 2,3 miliona osób, które nadały dziesiątki milionów przesyłek. Skala ma się jednak zasadniczo zwiększyć, a sam pomysłodawcy liczą, że z czasem systemem będzie posługiwać się nawet 20 milionów użytkowników.
Docelowo system ma obsługiwać nawet 20 milionów użytkowników. Stanie się tak, gdy osoby prywatne docenią szybkość, bezpieczeństwo, oszczędność czasu, pieniędzy i inne korzyści e-Doręczeń. To nasz cel na kolejne lata — mówi Paweł Raczyński, dyrektor Departamentu Transformacji Cyfrowej Poczty Polskiej
Jak zacząć korzystać z e-Doręczeń i co to daje?
Aby móc odbierać urzędową korespondencję w formie cyfrowej, trzeba założyć tak zwany Adres Doręczeń Elektronicznych (ADE). Można to zrobić na kilka sposobów: przez portal gov.pl, wykorzystując bankowość internetową lub osobiście w jednej z tysięcy placówek pocztowych. Sam proces rejestracji jest dość prosty i nie powinien zająć wiele czasu.
Czytaj też: mObywatel z AI na pokładzie. Z nowym asystentem urzędowym pogadamy już za kilka dni
Korzyści są oczywiste, przynajmniej w teorii. List nie wędruje dniami (a nawet tygodniami), tylko dociera natychmiast. Nie ma też opłat za korespondencję wysyłaną przez organy państwowe, a każda przesyłka jest rejestrowana z potwierdzeniem odbioru. Zamiast papierowej kartki w skrzynce na listy, użytkownik dostaje powiadomienie e-mailowe. To koniec z wyczekiwaniem na listonosza czy koniecznością osobistego odbioru pisma na poczcie.
Dla osób, które z różnych powodów nie zdecydują się na wersję cyfrową, przewidziano rozwiązanie mieszane. Listy wysłane elektronicznie będą drukowane w zabezpieczonych ośrodkach i dostarczane tradycyjną drogą. Poczta Polska oferuje też płatną usługę e-Polecony do komunikacji między firmami lub między firmą a klientem, z cenami zaczynającymi się od 2 złotych za przesyłkę.
Czy Poczta Polska jest gotowa na wielką zmianę?
Przygotowania do uruchomienia obowiązkowego systemu trwały długo. Operator współpracował z ministerstwami oraz Centralnym Ośrodkiem Informatyki, testując i usprawniając oprogramowanie. Jak deklarują przedstawiciele spółki, integracja z platformą została uproszczona, co ma zachęcić urzędy do sprawnego wdrożenia.
Czytaj też: Xiaomi łata 11 poważnych błędów w HyperOS, ale Redmi Note 14 nadal miewa humory
Przeprowadziliśmy wiele testów i prac w zakresie oprogramowania. Do tego uprościliśmy integrację z systemem, która stała się łatwiejsza. Oczywiście zawsze mogą wystąpić sytuacje trudne, ale jesteśmy gotowi, by razem z partnerami skutecznie je rozwiązywać — tłumaczy Kinga Dobrzyń, Dyrektorka Biura Analiz i Cyfryzacji Procesów Poczty Polskiej
To kolejny, duży krok w transformacji instytucji o wielowiekowej tradycji. Sukces całego przedsięwzięcia będzie zależał nie tylko od technicznej sprawności systemu, ale także od tego, jak szybko i chętnie obywatele oraz urzędnicy przyzwyczają się do nowych zasad. Patrząc realnie, początki mogą nie być całkowicie gładkie, ale sam kierunek zmian wydaje się nieunikniony i, w dłuższej perspektywie, słuszny. 1 stycznia 2026 roku będzie dniem, w którym sprawdzimy, czy polska administracja jest w stanie nadążyć za tempem cyfrowego świata.